Oběh účetních dokladů

5.3.9

Oběh účetních dokladů

Jaroslava Svobodová

Účetní doklad může mít formu:

• písemnou (strojopis, rukopis),

• záznamu na technickém nosiči dat (pokud je opatřen elektronickým podpisem, nebo jinou formou zabezpečující bezchybný přenos a původnost tj. originalitu),

• smíšenou (část dokladu je písemná, část formou záznamu na technickém nosiči dat).

1.2 Účetní jednotky jsou povinny vyhotovovat účetní doklady bez zbytečného odkladu po zjištění skutečností, které se jimi zachycují, a to tak, aby bylo možno určit obsah každého jednotlivého účetního případu způsobem podle zákona³⁾.

1.3 Součástí směrnice jsou podpisové vzory osob, které s účetními doklady pracují a jsou oprávněny připojovat příslušné podpisové záznamy.

1.4 Oběh účetních dokladů:

• prokazuje postup předávání dokladů od jejich vyhotovení, uložení během účetního období až po úschovu (archivaci),

• vymezuje oprávnění a odpovědnost jednotlivých osob za ověření věcné i formální správnosti,

• uvádí návaznost pracovních postupů včetně lhůt předávání dokladů mezi jednotlivými pracovišti (pracovníky).

----------

¹⁾ § 11 zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů

²⁾ § 33a odst. 4 zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů

³⁾ § 8 odst. 5 zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů

2. Likvidatura dokladů

2.1 Třídění dokladů.

2.1.1 Třídění podle původce:

• externí doklady,

• interní doklady.

2.1.2 Třídění podle formy:

• písemné záznamy,

• záznamy v technické formě (zejména elektronické, na technických nosičích dat),

• smíšené tj. v kombinaci písemného záznamu se záznamem na technickém nosiči dat.

2.2 Kontrolou formální správnosti se rozumí kontrola náležitostí účetního dokladu dle zákona o účetnictví. Kontrola zahrnuje zejména:

• oprávněnost pracovníků, kteří nařídili nebo schválili operace,

• ověření zda doklad obsahuje všechny předepsané náležitosti, je čitelný, srozumitelný a zda splňuje požadavky originality,

• ověření podmínek trvalosti,

• prověření provedených oprav v dokladech zda byly provedeny dle zásad stanovených zákonem o účetnictví.

Z formálního hlediska přezkušují před právním úkonem účetní doklady správci rozpočtu, po uskutečnění právního úkonu hlavní účetní. Oprávněnost pracovníků podepsaných na účetním dokladu se provádí porovnáním podpisu s podpisovým vzorem.

2.3 Kontrolou přípustnosti a věcné správnosti se rozumí přezkoušení správnosti údajů uvedených v dokladech a jejich porovnání s obsahem objednávek nebo obchodních smluv, případě též zadávacím řízením na veřejné zakázky.

2.3.1 Kontrola správností finanční a majetkové operace (dále jen "operace") spočívá v kontrole souladu s právními předpisy a dalšími dokumenty, které svědčí pro přípustnost operace a dosažení optimálního vztahu mezi její hospodárností, účelností a efektivností. Přezkušuje se správnost údajů v účetních dokladech, tj. jejich soulad se skutečností. Jde zejména o správnost peněžních částek, údajů o množství, účetním období, sazby DPH, data zdanitelného plnění, správnost popisu operace v porovnání s realitou, matematickou správnost číselných údajů aj. Správnost údajů se přezkušuje u každého dokladu.

2.3.2 Pracovník, který doklad přezkušuje (provádí likvidaturu dokladu), má právo požadovat vysvětlení popř. odborný posudek od pracovníků věcně příslušného útvaru. Přezkoušení účetních dokladů z věcného hlediska potvrdí svým podpisem dle podpisového vzoru.

2.3.3 Z věcného hlediska a z hlediska přípustnosti přezkušují účetní doklady (provádí likvidaturu dokladu), příkazci operací. Přezkušováním přípustnosti operací se rozumí prověřování, zda k hospodářským operacím dochází v souladu s obecně platnými předpisy, s vnitřními předpisy a se schválenými finančními limity podle rozpočtu na dané období.

2.3.4 Z hlediska přípustnosti operací přezkušují účetní doklady (provádí likvidaturu dokladu) v rozsahu svých kompetencí příkazci operací i správce rozpočtu.

(Varianta II. V účetních jednotkách, které nemají veřejnoprávní charakter, jako VVŠ nebo VVI, mohou být pravidla přezkušování účetní dokladů /likvidatura dokladů/ stanovena zjednodušeným postupem, tj. např. prostřednictvím vedoucího pracovníka a účetní, nebo vedoucího pracovníka a manažera projektu, který zastupuje roli správce rozpočtu)

2.4 Příprava k zaúčtování zahrnuje:

• opatření dokladu archivačním znakem, tj. např. číslem z číselné řady příp. též písmenným označením,

• pořízení předpisu účetní souvztažnosti a příp. též celé datové věty,

• připojení jiných nutných informací,

• připojení příslušných podpisových záznamů vyjadřujících schválení obsahu dokladu včetně okamžiku připojení podpisového záznamu.

Poznámka:

V případě, že bude rozhodnuto o umístění náležitostí účetního dokladu na jiných než účetních písemnostech, bude dále tato možnost (pokud nastane) výslovně uvedena (§ 11 odst. 1 ZoÚ).

Celá pořizovací (datová) věta se skládá z:

• Číslo účetního dokladu

• Datum účetního případu

• Syntetický účet

• Analytický účet

• Účelový zdroj organizace

• Hodnota na straně Má Dáti

• Hodnota na straně Dal

2.5 Účetní doklady, označování, náležitosti

2.5.1 Označování účetních dokladů, účetních knih a ostatních účetních záznamů a jejich uspořádání musí být provedeno tak, aby bylo zřejmé, že jsou příslušné k účetní jednotce, jsou kompletní, a kterého účetního období se týkají.

2.5.2 Opravy v účetních záznamech jsou přípustné jen v mezích a v souladu s ustanovením zákona⁴⁾. Nesmějí vést k neúplnosti, neprůkaznosti, nesprávnosti, nesrozumitelnosti nebo nepřehlednosti účetnictví. Odpovědnost za správné označování účetních dokladů a za jejich případné opravy nesou příslušní odpovědní pracovníci (viz Směrnice č. ... Organizační řád).

2.5.3 Náležitosti daňových dokladů jsou stanoveny zvláštním právním předpisem⁵⁾. Náležitosti daňových dokladů na výstupu a při uplatňování odpočtu DPH na vstupu jsou rovněž předmětem ověřování správnosti a úplnosti. Odpovědnost nesou příslušní pracovníci (viz Směrnice č. ... Organizační řád).

2.5.4 O zaúčtování dokladu do účetních knih dle zákona⁶⁾, provede osoba odpovědná za zaúčtování na dokladu poznámku o zaúčtování s podpisem a s uvedením okamžiku, kdy byl doklad zaznamenán do účetních knih. Poznámku a podpisový záznam o zaúčtování lze též připojit za skupinu zaúčtovaných účetních dokladů a to na posledním z nich. Skupinou se rozumí stejný druh účetních dokladů zaúčtovaný jednou osobou v jednom dni.

----------

⁴⁾ § 35 odst. 1 až 6 zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů

⁵⁾ zákon č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, ve znění pozdějších předpisů

⁶⁾ § 13 zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů

2.6 Úschova dokladů je prováděna ve lhůtách stanovených zvláštními právními předpisy⁷⁾. Za úschovu dokladů během účetního období odpovídají pracovníci, kteří je vystavili, nebo s nimi pracují. Po skončení účetního období jsou účetní záznamy v úschově archivu. Za archivaci odpovídá osoba, vymezená ve Směrnici č. ... Organizační řád.

Poznámka variantně:

Účetní záznamy včetně záznamů na technických nosičích dat jsou archivovány dle Směrnice č. .. o úschově účetních záznamů na technických nosičích dat.

2.7 Úschova, archivace a skartace se řídí zvláštními právními předpisy⁷⁾, spisovým, archivačním a skartačním řádem organizace, ve kterém jsou stanoveny bližší podmínky. (Odvolávka na vnitřní směrnici č.....ze dne ......).

3.1 Oběh dokladů – výdajová část

• dodavatelské faktury,

• doklady k účtování o stavu a pohybu majetku,

• doklady k účtování o mzdách, odvodu pojistného na sociální zabezpečení a zdravotní pojištění, daně ze závislé činnosti a srážek mezd.

• doklady při poskytování náhrad výdajů při pracovních cestách,

• doklady k ostatním platbám,

• doklady k účtování o fondu kulturních a sociálních potřeb (v případě VVŠ, VVI),

• doklady k účtování závodní jídelny,

• doklady k účtování cenin (např. stravenek).

3.2 Oběh dokladů – příjmová část

• vydané faktury

• obchodní smlouvy

• darovací smlouvy

• rozhodnutí a Smlouvy o poskytnutí dotace

• doklady k ostatním příjmům (např. k pojistným plněním, uznaným reklamacím aj.)

-------------

⁷⁾ např. § 31 a 32 zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, zákon č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, zákon č. 589/1992 Sb., o pojistném na sociální zabezpečení a příspěvku na státní politiku zaměstnanosti, zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů

3.3 Oběh pokladních dokladů

• příjmové pokladní doklady

• výdajové pokladní doklady

3.4 Oběh dokladů k účtům v bankách

3.5 Podpisové vzory

Komentář:

V bodech 3.2 až 3.5 uvede účetní jednotka např. s pomocí schémat, grafů, nebo tabulek postupy o oběhu příslušných druhů účetních dokladů mezi zaměstnanci, mezi účetní jednotkou a externími osobami, pokud zpracovávají účetnictví, resp. mezi příslušnými odbory, odděleními nebo úseky uvnitř účetní jednotky. Oběh dokladů se zobrazí od okamžiku jejich vystavení nebo přijetí až do okamžiku úschovy (archivace)během a následně i po skončení účetního období.

4.1 Ustanovení této směrnice se vztahují na oběh vnějších a vnitřních dokladů, ověřujících provedení hospodářských operací, spojených s účtováním o majetku, závazcích, tvorbě výsledku hospodaření, výdajových a příjmových operacích, o nichž se účtuje v účetnictví, tj.:

• faktur a dobropisů za dodávky investiční povahy,

• faktur a dobropisů za dodávky neinvestiční povahy,

• dokladů k ostatním platbám (bez faktur),

• dokladů k výplatě mezd, odvodů pojistného na sociální zabezpečení a zdravotní pojištění, daní ze závislé činnosti a srážek z mezd,

• faktur vydaných jiným fyzickým a právnickým osobám,

• dokladů k ostatním nefakturovaným příjmům,

• dokladů při pracovních cestách,

• pokladních dokladů,

• dokladů za pohledávky z titulu smluvních pokut a úroků z prodlení.

4.2 Hospodaření účetní jenotky⁸⁾

a z toho vyplývající způsob nakládání s majetkem včetně peněžních prostředků jsou upraveny zvláštními právními předpisy.

4.3 Podle této směrnice a zásad v ní uvedených postupují všichni pracovníci (resp. správci prostředků). Pracovníci organizace, kteří se v rámci plnění svých úkolů stanou účastníky účetních případů, jsou povinni plnit pokyny správců rozpočtových prostředků ve smyslu zásad stanovených směrnicí o oběhu účetních dokladů.

4.4 Kontrolu dodržování směrnice o oběhu účetních dokladů zabezpečuje samostatné oddělení – finanční účtárna (Var. hlavní účetní).

5.1 Faktury přijaté do organizace, a to jak do podatelny, tak případně do sekretariátu na jednotlivých odborech, musí být předány ekonomickému resp. finančnímu odboru k evidenci denně do 12 hodin.

5.1.1 Přijaté faktury jsou:

• předány pro zápis do podací knihy (knihy došlé pošty),

• roztříděny na faktury z dovozu a tuzemské a dále na investiční, materiálové, (var: případně další třídění),

• označeny interní číselnou řadou (vzestupně),

• zaúčtovány jako předpis závazku,

• opatřeny vnitřním účetním dokladem – "Průvodkou účetního dokladu“ (příloha č. 1),

• založí se do desek příslušného odboru nebo oddělení, tzn., budou neprodleně předloženy kompetentnímu pracovníkovi odboru (oddělení), který ověří věcnou správnost (likvidaturu dokladu).

(var.: kompetence jsou stanoveny v bodě 5.2, organizačním řádem, jiným předpisem organizace).

----------

⁸⁾ § 2 vyhláška č. 504/2002 Sb., ve znění pozdějších předpisů

5.1.2 Pověření pracovníci si denně vyzvednou faktury v podatelně (Var. v hlavní účtárně) ,

• omylem převzatá faktura musí být bezodkladně předána odpovědnému úseku ,

• v případě, že přijde faktura přímo příslušnému odboru, je povinností vedoucího odboru zajistit její okamžité předání podatelně (Var. hlavní účtárně)

• pokud nemá být dodavatelská faktura uhrazena, vrátí ji odbor, kterému přísluší, s písemným odůvodněním přímo dodavateli a kopii, odůvodnění předá podatelně (Var. hlavní účtárně)

5.2 Věcnou a obsahovou správnost přezkušuje odpovědný pracovník odboru, potvrzuje ji svým podpisem dle podpisového vzoru a v souladu s ustanovením Směrnice č... Organizační řád.

Poznámka: Kompetence a odpovědnosti by měly být v souladu s organizačním řádem a dalšími vnitřními směrnicemi.

5.3 Ověřený originál faktury předá uvedený pracovník neprodleně, nejpozději do 7 dnů k zaúčtování do finanční účtárny.

5.4 Formální správnost pro možnosti zaúčtování a další způsob evidence, zkontroluje a potvrzuje svým podpisem pověřený pracovník účtárny (var.: vedoucí finanční účtárny) organizace.

5.5 Ověřený doklad předá pracovník finanční účtárny ke zpracování a poté k založení (úschově).

5.6 Při zajišťování dodávek jsou správci povinni dodržovat zásady pro zadávání veřejných zakázek dle zákona o zadávání veřejných zakázek, ve znění pozdějších předpisů, pokud hospodářská operace tomuto zákonu podléhá.

6.1 Účetní doklady – vnitřní

Účetní doklad "Průvodku účetního dokladu“ vystavuje v jednom vyhotovení pověřený pracovník finanční účtárny ke každé došlé faktuře (jako její součást) ihned po obdržení. Účetní doklad je předán spolu s fakturou k ověření přípustnosti a věcné správnosti.

6.2 Správce rozpočtových prostředků (pověřený pracovník) po obdržení faktury zajistí:

• kontrolu věcné a finanční správnosti faktury,

• doplnění údajů v oddílu 1 přiloženého účetního dokladu,

• připojení příloh souvisejících s fakturou (kopie smlouvy nebo objednávky, dodacích listů, příjemky, výdejky apod.),

• registraci do evidence majetku organizace u příslušného zaměstnance samostatného oddělení Evidence majetku (dále jen "odd. evidence majetku“ dle organizačního řádu).

6.3 Zaměstnanec finanční účtárny provede:

• kontrolu platby z hlediska výše příslušné rozpočtované položky,

• kontrolu přípustnosti operace,

• kontrolu podpisu oprávněného správce a likvidátora.

Provedení kontroly potvrdí svým podpisem v příslušném účetním dokladu. Při neúplném či nesprávném vyplnění účetního dokladu nebo při nesprávném podpisu správce vrátí účetní doklad ihned zpět příslušnému správci k doplnění.

6.5 Pověření zaměstnanci účtárny provedou:

• kontrolu náležitostí účetního dokladu; finanční účtárna nezaúčtuje účetní případ, pokud není její přípustnost potvrzena podpisem odpovědného správce podle podpisového vzoru. V opačném případě je účtárna povinna vrátit doklad k doplnění přes podpisovou knihu,

• doplnění datové věty včetně předpisu účetní souvztažnosti a zaúčtování faktur dle připojených dokladů,

• zaúčtování na majetkové účty v případě dodávek dlouhodobého nehmotného a hmotného majetku,

• vydání platebního příkazu peněžnímu ústavu k úhradě faktury.

• Účtárna neprovede vydání příkazu, pokud není přípustnost potvrzena podpisem správce svěřených finančních prostředků podle pověření a odpovědnosti.

7.1 Registraci do evidence majetku osvědčují pracovníci příslušného oddělení (var.: např. odd. evidence majetku) podpisem v příslušném oddíle účetního dokladu. V mimořádných případech (ohrožení termínu splatnosti faktury, postupná fakturace dílčího celku apod.) může správce provést registraci v odd. evidence majetku až po zaplacení faktury. Tuto skutečnost je povinen uvést jako informaci pro finanční účtárnu na účetním dokladu.

7.2 Protokol o převzetí a zařazení do provozu (do užívání) DNM a DHM vyhotovuje pověřený pracovník příslušného odboru nebo organizace pověřené správou majetku ve dvou vyhotoveních. Jedno vyhotovení obratem předává finančnímu odboru (resp. oddělení, resp. referátu) k zaúčtování a jedno si ponechává pro vlastní evidenci. Protokol schvaluje vedoucí odboru, do kterého je dlouhodobý hmotný majetek zařazen, nebo jím pověřený pracovník. Pracovník pověřený vedením evidence DNM a DHM současně provádí kontrolu správnosti a opatřuje doklad podpisem. Na odboru slouží protokol jako doklad pro vyhotovení inventární karty DNM a DHM v oddělení majetkovém a v účtárně k zaúčtování. Způsob zařazování DNM a DHM v účetnictví je stanoven Směrnicí č. ... k dlouhodobému nehmotnému majetku a dlouhodobému hmotnému majetku.

7.3 Inventární karty DNM a DHM vyhotovuje formou záznamu do počítače pověřený pracovník (var.: např. majetkového oddělení).

8.1 Postupy při pořízení, evidenci a spotřebě zásob jsou obsahem Směrnice č. ... o účtování a evidenci zásob.

8.2 Postupy při pořízení, evidenci a spotřebě drobného nehmotného majetku, a drobného hmotného majetku jsou obsahem Směrnice č. ... k účtování a evidenci drobného nehmotného majetku (DNM) a drobného hmotného majetku (DHM)

8a.1 Drobný dlouhodobý hmotný majetek vymezený zvláštním právním předpisem¹⁰⁾ a drobný dlouhodobý nehmotný majetek vymezený zvláštním právním předpisem¹¹⁾ se účtuje na příslušných majetkových účtech 018 a 028, pokud byl uvedený majetek pořízen nejpozději 31. prosince 2002, a to až do doby jeho vyřazení. V inventurních soupisech drobného dlouhodobého majetku jsou zaznamenávány skutečnosti zákona o účetnictví v souladu s ustanovením "Směrnice o hospodaření s majetkem organizace".

8a.2 Drobný dlouhodobý hmotný majetek pod stanovenou hranici (tj. v ocenění nižším než 3 000 Kč) a drobný dlouhodobý nehmotný majetek pod stanovenou hranici v ocenění nižším než 7 000 Kč) je účtován v peněžním vyjádření na podrozvahových účtech knihy podrozvahových účtů a současně je evidován v evidenci majetku vedené s pomocí příslušného SW na počítači.

Poznámka Var:

V inventurních soupisech drobného dlouhodobého majetku pod stanovenou hranici jsou zaznamenávány skutečnosti podle § 30 odst. 7 ZoÚ v souladu s ustanovením "Směrnice o hospodaření s majetkem organizace" v pomocných knihách evidence zásob. V souladu s § 11 vyhlášky č. 504/2002 Sb. "položka B.I.1. Materiál na skladě" mimo jiné obsahuje i hmotné movité věci a jejich soubory s dobou použitelnosti delší než jeden rok, nevykázané v položce A.II.4 Hmotné movité věci a jejich soubory, považované za drobný hmotný majetek, o kterém účetní jednotka účtuje jako o zásobách.

----------

¹⁰⁾ § 7 odst. 5 vyhlášky č. 504/2002 Sb.

¹¹⁾ § 8 odst. 9 vyhlášky č. 504/2002 Sb.

9.1 Podkladem pro účtování o mzdách včetně příslušenství jsou sestavy:

• rekapitulace vyplacených mezd celkem,

• vyúčtování za výplatní období, tj. měsíc,

• přehled o výši pojistného na sociální zabezpečení a vyplacených náhradách mezd za dobu dočasné pracovní neschopnosti,

• přehled odvodu na zdravotní pojištění dle pojišťoven,

• rekapitulace srážek mezd,

• hromadné příkazy k úhradě,

• seznam příkazů k platbám spoření z mezd.

9.2 Podklady pro výplatu mezd vyhotovuje pověřený pracovník mzdové účtárny ve smyslu ustanovení organizačního řádu. (Viz: organizační řád, - vnitřní směrnice č....... ze dne ......., a organizační schéma, příloha organizačního řádu č.....)

9.3 Podklady pro výplatu mimořádných odměn předkládá vedoucí organizace mzdové účtárně ke zpracování.

9.4 Pro zpracování mezd je nutno předkládat veškeré doklady se všemi potřebnými náležitostmi ke zpracování ve mzdové účtárně do třetího dne v běžném měsíci. Jedná se zejména o přehled docházky, Potvrzení o dočasné pracovní neschopnosti, dovolenek aj.

9.5 Mzdová účetní zpracuje mzdy a celkovou rekapitulaci do 10. dne v měsíci,…