Organizační řád obce

6.2.2

Organizační řád obce

Ing. Danuše Prokůpková

Formální náležitosti, které musí dokument obsahovat, slouží k rychlé orientaci uživatele. Tyto identifikují spolehlivě a rychle:

• o co se v daném dokumentu jedná,

• o jaké organizačně - právní uspořádání se jedná,

• jaká je historie dokumentu,

• kdo nese odpovědnost za zpracování a aktualizaci,

• kdo nese odpovědnost za schvalování a kontrolu.

Důležité!

Stejně významná je formální správnost a formální náležitosti všech zpracovaných dokumentů. K důležitým aspektům náleží označení dokumentu a další informace, které nejlépe splňuje navrhovaný "obal – titulní list (strana)" uvedená zde. Za účelem přehlednosti, srozumitelnosti a průkaznosti doporučujeme zavedení tohoto titulního listu u všech dosavadních a nově zpracovávaných směrnic.

Poznámka:

V souvislosti s návrhem nového "Zákona o integrovaném vnitřním řízení a kontrole bude nutné provést prověrku dosavadních organizačních řádů z hlediska nových kompetencí a odpovědností. Aktualizaci bude nutné provést na základě analýzy pracovních míst, resp. analýzy práce,  která bude základním východiskem veškeré další práce s kompetencemi v dané organizaci. To bude zahrnovat shromaždování informací o pracovních místech v organizaci, jejich popis a specifikaci požadavků jednotlivých pracovních míst na pracovníky. Na základě výstupů z dané analýzy zřejmě bude docházet k úpravám organizačních řádů v rámci celé veřejné správy.

Organizační uspořádání účetní jednotky:

Označení: ...................... Číslo: ......................................

Zpracoval: ...................... Kontroloval: ......................................

Platnost: ...................... Závaznost: ......................................

Datum vydání: ...................... Vydává: ......................................

Nahrazuje: ...................... Doplňuje: ......................................

Počet stran: ...................... Přílohy: ......................................

Metodické vymezení: Změna organizačního řádu

Poznámka:

V úvodu bude stanoveno:

• formální uspořádání a členění organizačního řádu,

• na jakém základě je dokument zpracován, resp. upraven,

• co upravuje.

Zvolená metoda formálního uspořádání je velmi důležitá pro snadnou orientaci uživatele, resp. posuzovatele. Je také důležitá pro způsob provázání jednotlivých ustanovení s ostatními vnitřními předpisy, pro snadnou volbu odvolávek apod. Mimo jiné zpracovatel (statutární zástupce a jeho tým) úrovní zpracování prokazuje potřebnou orientaci v novém legislativním rámci, schopnost zasvěceného finančního řízení podle účinně nastavených parametrů.

Na základě nových platných zákonů a ve smyslu ostatních vnitřních směrnic byla provedena:

1. Úprava struktury městského úřadu.
2. Doplnění a úprava organizačního řádu městského úřadu v souladu s ustanovením zákona č. 128/2000 Sb., o obcích.

ad. a) Úprava struktury městského úřadu:

• organizační schéma – Města,

• organizační schéma – Městského úřadu.

ad. b) Přepracování organizačního řádu městského úřadu včetně doplnění a úprav:

Organizační řád městského úřadu je zpracován na základě změny legislativního rámce a nově uplatněných hledisek vztahujících se k:

1. přímému řízení a další řídící a kontrolní činnosti (řízení peněžních toků),
2. doplnění a úpravě vzájemných vazeb mezi jednotlivými odbory městského úřadu v závislosti na kompetencích a odpovědnostech,
3. zajištění účinné spolupráce a kontroly mezi volenými a výkonnými orgány města,
4. zavedení účinného vnitřně propojeného systému finančního řízení,
5. vymezení kompetencí, pravomocí a odpovědností za správu majetku ve vlastnictví města.

Poznámka:

Organizační řád je možné členit různě. Pokud půjde o rozsáhlejší dokument, je možné použít uvedené účelné členění a statě vztahující se k potřebným ustanovením členit následujícím způsobem:

• hlava,

• oddíl,

• článek,

• bod,

• odstavec,

• pododstavec.

Vzor organizačního řádu používá výše navržené řešení:

Poznámka:

V úvodních článcích je třeba stanovit, co se organizačním řádem upravuje, jaké je postavení a působnost organizační jednotky. Samozřejmostí je oddělené definování samostatné a přenesené působnosti (obce) města v souladu s ustanovením § 7 odst. 1 a 2 a § 8 zákona č. 128/2000 Sb., o obcích.

1.1. Organizační řád upravuje:

• zásady činnosti a řízení městského úřadu,

• dělbu práce mezi jeho složkami,

• jejich vzájemné vazby a vztahy.

2.1. Postavení a působnost městského úřadu a jeho vztahy ke státním orgánům obce upravuje zákon ČR č. 128/2000 Sb., o obcích (obecní zřízení). Pokud jde o působnost, též zvláštní zákony.

3.1. Městský úřad plní úkoly v oblasti samostatné a přenesené působnosti.

Poznámka:

Předmětem organizačního řádu musí předně být vymezení samostatné a přenesené působnosti v činnosti obce.

4.1. V oblasti samostatné působnosti:

• plní úkoly uložené zastupitelstvem nebo radou města,

• pomáhá výborům a komisím v jejich činnosti,

• řídí a usměrňuje po linii finančního řízení v souladu s ustanovením zákona o obcích příspěvkové organizace zřízené městem a organizační složky města, které zřizuje v souladu se zákonem o obcích.

apod. vždy v souladu s ustanovením zákona zejména § 8 zákona č. 128/2000 Sb., kde je řečeno, že pokud zvláštní zákon upravuje působnost obcí a nestanoví, že jde o samostatnou či o přenesenou působnost, platí, že jde vždy o činnosti patřící do samostatné působnosti obcí. Další příslušná ustanovení týkající se samostatné působnosti najdeme v § 35 odst. 1 až 2 zákona č. 128/2000 Sb. V dalším odstavci pokračujeme negativním vymezením, co do přenesené působnosti nepatří v souladu s cit. ustanovením § 8 zákona č. 128/2000 Sb.

4.2. V oblasti přenesené působnosti města vykonává státní správu s výjimkou případů a věcí, které patří:

• do působnosti zastupitelstva města,

• do působnosti rady města,

• do působnosti zvláštních orgánů města, resp. výborů a komisí.

4.3. Rozhoduje o poskytování informací žadatelům podle zvláštního zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím.

Poznámka:

Nedílnou součástí musí být vymezení územních obvodů a dalšího pověření v přenesené působnosti v souladu s ustanovením § 4, 15, 18, 21, 27 zákona č. 128/2000 Sb. a dalších.

5.1.Územní obvod města ............ tvoří:

• město:

• městské části:

5.2.Pověřený městský úřad

Poznámka:

V tomto článku organizačního řádu bude třeba vyspecifikovat povinnosti a podmínky včetně způsobu provádění činností v přenesené působnosti, kterými jsou např.:

• matriční obvod,

• stavební úřad,

• správní území (životní prostředí),

• živnostenský úřad,

• přestupková agenda,

• sociální péče a další, vždy v souladu s ustanovením hlavy III § 61 až 66 zákona č. 128/2000 Sb. a dále ustanovení § 126 a 127 zákona č. 128/2000 Sb.

Poznámka:

Každý organizační rád musí obsahovat dále:

• Zásady vnitřního styku, které spočívají v:

  1. Poskytování informací a další povinnosti s tím spojené.
  2. Zastupování pracovníků a povinnosti s tím spojené.
  3. Předávání funkcí a povinnosti s tím spojené

a další eventuální zásady, o které je možné organizační řád rozšířit.

Aby nedocházelo k neúčelnému přeplnění jedné směrnice, je možné dané povinnosti zakotvit v jiných doprovodných předpisech. (Např. Jednací řád, Přestupkový řád, Pracovní řád apod.). Souběžně je vždy nutné upozornit na charakter sankcí vyplývajících z nedodržování stanovených podmínek. Pružné poskytování vzájemných informací se předpokládá, přesto je nutné zdůraznit jejich výměnu mezi určitými úseky MÚ.

6.1. Odbory městského úřadu, sekretariát, městský informační systém a pracoviště zvláštních úkolů jsou v rozsahu působnosti povinny vzájemně si poskytovat informace a neprodleně vydávat potřebná stanoviska a posudky.

6.2.Nedodržování uvedených zásad, precizovaných v organizačním řádu městského úřadu, vyplývajících ze stanovených kompetencí a odpovědností, bude kvalifikováno jako porušení pracovní kázně se všemi důsledky ve smyslu zákoníku práce.

Poznámka:

Na tomto místě je třeba rozpracovat zastupování pracovníků z hlediska:

• vymezení rozsahu zastupovaných činností,

• určených zástupců,

• náležitostí písemného pověření,

• vyhrazení zvláštních práv,

• způsobu a náležitostí při předávání funkcí.

Způsob zastupování může být stanoven ad hoc, nebo případ od případu. Doporučuje se prvně jmenovaná možnost, neboť tím se operativně zajistí i simultánní zvládání některých činností.

7.1. Vedoucí odborů se souhlasem tajemníka určí svého zástupce a vymezí rozsah zastupovaných činností. Tento právní akt musí mít náležitosti písemné smlouvy, která bude obsahovat vždy jmenovitě obsah a rozsah zastoupení včetně daných pravomocí.

7.2. Zastupovaný si může vyhradit právo rozhodnutí o zvlášť důležitých otázkách, příp. pozastavit opatření svého zástupce, jestliže to okolnosti případu budou vyžadovat, jednorázově.

Poznámka:

Předávání funkcí je podle zjišťovaných skutečností slabým článkem řetězu v administrativní činnosti obce, MÚ. Důležité je ustanovení, které zakládá povinnost písemného zápisu a stanoví i jeho obsah, zvláště u některých vybraných činností, které jsou náročné a s nimiž je spojena rozsáhlá agenda vyžadující dlouhodobé zpracování. Písemný zápis musí v takovém případě obsahovat všechny potřebné informace v takové podobě, která dovolí kontinuálně navázat na započatý proces. Součástí písemného zápisu by mělo být dosavadní zhodnocení stavu a kvality rozpracovaných úkolů.

8.1. Náležitosti:

O předávání funkcí musí být proveden písemný zápis. Obsahem tohoto zápisu bude zejména:

• stav přidělených úkolů a požadovaných úkonů v souladu s organizačním, resp. pracovním zařazením,

• stav a úroveň rozpracovaných úkolů,

• seznam předávané dokumentace, tento seznam musí obsahovat všechny náležitosti v potřebné struktuře a srozumitelnosti,

• hodnocení kvality a úrovně přidělených úkolů a jejich dopad a ovlivnění další existence města (resp. odboru, úseku apod.).

Poznámka:

Pro některé činnosti platí zvláštní postupy. Tak např. má-li předávací proces návaznost na hmotnou odpovědnost, provede se zároveň mimořádná (fyzická, resp. dokladová) inventarizace, s vyčíslením eventuálních rozdílů a projednáním zjištěných nesrovnalostí včetně rozhodnutí o nápravě. Tento postup musí být dodržen v naznačeném pořadí a písemně zaznamenán.

8.2. Zvláštní postupy

Součástí písemného zápisu v případě předávání funkcí spojených s “Dohodou o hmotné odpovědnosti“ bude příloha “Inventurní zápis“ o provedené inventarizaci.

9.1. Městský úřad se člení:

Poznámka:

Členění MÚ má základ v organizačním schématu města (obce). Organizační členění je nutno uspořádat podle organizačního schématu v závislosti na rozhodovací a řídící pravomoci jednotlivých odborů, oddělení a úseků a jim stanoveným pravomocím a odpovědnostem co možná nejracionálněji.

Vzor:

9.2.1. Do odborů zřízených radou města ve smyslu ustanovení § 102 odst. 2 písm. f) zákona č. 128/2000 Sb., o obcích (obecní zřízení), náleží:

• Finanční odbor,

• Odbor správní,

• Odbor správy majetku,

• Odbor investiční,

• Stavební úřad,

• Odbor životního prostředí,

• Živnostenský úřad, jako živnostenský odbor,

• Odbor školství, soc. péče, zdravotnictví, kultury a sportu, který má ve své struktuře:

  1. oddělení: dům pečovatelské služby,
  2. sportovní zařízení.

Poznámka:

Členění může být rozšířeno na odbory, resp. oddělení, jakými je např.:

• Pracoviště zvláštních úkolů,

• Městská policie,

• Sekretariát,

• Městský informační systém,

• Management rozvoje města, ale i

• Kulturní a informační centrum,

• Centrum provozu a dálkových služeb apod.

9.2.2 Pracovníci úřadu

Poznámka:

V organizačním řádu je třeba vyjmenovat pracovníky, kteří představují pracovníky statutární a výkonné pracovníky městského úřadu v souladu s platnými zákonnými předpisy v závislosti na vykonávané činnosti v samostatné a přenesené působnosti. Rada (obce) města určí počet pracovníků úřadu v souladu s citovaným ustanovením s bližším určením, kdo všechno je do tohoto počtu zahrnut.

9.2.3. Městský úřad tvoří

• starosta,

• místostarosta,

• tajemník a

• další pracovníci tohoto úřadu.

9.3. Pracovníci městského úřadu jsou zaměstnanci města .............ve smyslu zákoníku práce.

9.4. Rada města ve smyslu ustanovení § 102 odst. 2 písm. j) zákona č. 128/2000 Sb., o obcích, stanovuje celkový počet pracovníků na:..................................................

9.5. Do tohoto počtu jsou zahrnuta jak systematizovaná místa správního a řídícího aparátu, tak i pracovníci organizačních složek města a ostatní zaměstnanci.

Poznámka:

V tomto oddílu je stanoven vlastní podrobný systém řízení městského úřadu vzhledem ke stanoveným kompetencím a odpovědnostem, vzhledem ke členění podle organizačního schématu a vzhledem k ustanovením obecně závazných právních předpisů. V následujících článcích se stanoví, kdo a prostřednictvím čeho a jak řídí.

10.1. Řízení městského úřadu je realizováno těmito řídícími stupni:

• starosta města,

• místostarosta,

• tajemník městského úřadu,

• vedoucí odborů,

• vedoucí oddělení,

• vedoucí pracoviště zvláštních úkolů.

10.2. Pracovní porady

Pracovní porady svolává:

• starosta města zpravidla 1x týdně – porada vedení,

• tajemník městského úřadu zpravidla 1x týdně – s vedoucími odborů,

• vedoucí odborů zpravidla 1x týdně – se svými pracovníky za účasti přizvaných pracovníků.

10.2.1. Z pracovních porad se vyhotovují písemné zápisy a zprávy, se kterými jsou povinně seznamováni ostatní pracovníci podílející se na stanovených úkolech.

10.3. Povinnost operativní (průběžné) kontroly

Poznámka:

Povinností každého řídícího orgánu a pracovníka městského úřadu je vykonávat kontrolu činnosti v rozsahu své odborné působnosti a v souladu s platnými příslušnými právními předpisy (např. zákon o finanční kontrole, vyhláška o provádění finanční kontroly v rámci samosprávných celků, kontroly v souladu s metodikou sestavení rozpočtu města).

10.3.1. Kontrola je vykonávaná podle řídících stupňů v rámci:

• řídící přímé pravomoci,

• v rámci zákona.

10.3.2. Forma prováděné kontroly

• vnitřní,

• průběžná,

• globální.

Poznámka:

Tento oddíl obsahuje velmi podrobná ustanovení o příslušných kompetencích a odpovědnostech jednotlivých statutárních a výkonných orgánů města, resp. Městského úřadu. Ustanovení musí být vždy v souladu s ustanovením obecně závazných právních předpisů. Jinak jsou neplatná. Dál je nutno při tvorbě těchto ustanovení konzultovat pracovní náplně a ustanovení zákonných předpisů. Při popisu kompetencí a odpovědností (např. starosty) je možno postupovat v navržené podrobnosti nebo variantně se odvolat na ustanovení § 103 až 108 zákona č. 128/2000 Sb. a v organizačním řádu zvýraznit některé postupy. Jelikož jsou opakovaně zjišťovány nedostatky v dodržování kompetencí, bude užitečné těmto ustanovením v organizačních řádech města a MÚ věnovat nerozdělenou pozornost.

11.1. Starosta je v čele městského úřadu.

11.2. Zastupuje obec navenek a v právních vztazích, úkony, které vyžadují schválení zastupitelstva města, popřípadě rady města, může starosta provést jen po jejich předchozím schválení, jinak jsou tyto právní úkony od samého počátku neplatné.

11.3. Ze své činnosti je odpovědný zastupitelstvu města.

11.4. Připravuje, svolává a řídí schůze rady města a zasedání zastupitelstva města, plní úkoly uložené mu jejich usnesením.

11.5. Řídí činnost při plnění úkolů obrany a ochrany obyvatel v době mimořádné situace.

11.6. Starosta jmenuje a odvolává se souhlasem přednosty okresního úřadu tajemníka městského úřadu a stanoví jeho plat.

11.7. Odpovídá za včasné objednání přezkoumání hospodaření města za uplynulý kalendářní rok.

11.8. Odpovídá za informování o činnosti města v souladu s ustanovením zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím.

11.9. Spolu s místostarostou nebo jiným radním podepisuje právní předpisy města, usnesení zastupitelstva města a rady města.

11.10. Řídí městskou polici a jménem města jedná v pracovněprávních vztazích strážníků městské policie.

11.11. Je přímým nadřízeným pracovišti zvláštních úkolů.

11.12. Zajišťuje hospodaření města podle rozpisu rozpočtu na kalendářní rok.

11.13. Řídí dlouhodobý rozvoj města.

11.14. Udržuje pravidelný styk s představiteli Armády České republiky, církví ve městě a společenskými organizacemi.

11.15. Setrvává ve funkci i po ukončení volebního období až do zvolení nového starosty.

Poznámka:

Platí podobně jako v případě starosty, je možné se odvolat na ustanovení § 104 odst. 1 a 2 zákona č 128/2000 Sb., o obcích, nebo podrobněji popsat úlohu místostarosty, event. s příslušnými odchylkami, ale vždy v rámci zákona.

12.1. Plní některé úkoly starosty dle vzájemné dohody.

12.2. Zastupuje starostu v době jeho nepřítomnosti, jedná a rozhoduje ve všech věcech, které jsou svěřeny starostovi.

12.3. Zastupitelstvo může pověřit místostarostu i dalšími konkrétními úkoly.

12.4. Ze své činnosti je odpovědný zastupitelstvu města a starostovi.

12.5. Metodicky vede ostatní odbory s pověřenou státní správou.

12.6.Koordinuje ostatní činnosti realizované prostřednictvím samostatných organizací – zařízení města.

Poznámka:

V ustanovení § 103 odst. 1 zákona č. 128/2000 Sb., o obcích, je stanoveno, že starosta obce zastupuje obec navenek. Starosta a místostarosta může pověřit pracovníky městského úřadu či jiné osoby zastupováním obce v případech:

• kdy je město účastníkem správního řízení ve smyslu zvláštních předpisů,

• kdy je město účastníkem ostatních řízení ve smyslu zvláštních předpisů.

Charakter pověření:

• pověření musí být zpracováno písemnou formou,

• pověření mohou mít i dlouhodobý charakter.

Náležitosti pověření:

• jméno a funkce,

• postavení v organizačním řádu obce,

• předmět zastupování,

• doba účinnosti pověření,

• odpovědnost (komu).

Poznámka:

Tajemník obecního (městského úřadu) se řídí podle ustanovení § 110 odst. 1 až 6 zákona č. 128/2000 Sb., o obcích. V souladu s tímto ustanovením se v obcích, v nichž působí pověřený obecní úřad, zřizuje funkce tajemníka obecního (městského úřadu), který je zaměstnancem obce. Ostatní obce mohou dobrovolně zřídit funkci tajemníka úřadu. Kompetence a odpovědnosti tajemníka městského úřadu jsou stanoveny v § 110 odst. 1 až 6 zákona č. 128/2000 Sb. a lze je do organizačního řádu převzít s odvolávkou na jednotlivá ustanovení, nebo je popsat podrobně, s event. zvýrazněním odchylek, které nesmí být proti duchu zákona.

VAR. 1

14.1. Povinnosti, kompetence a odpovědnosti tajemníka MÚ

14.1.1. Tajemník plní podle pokynů starosty úkoly vyplývající z usnesení zastupitelstva města, usnesení rady města a další úkoly vyplývající z jeho pracovní náplně.

14.1.2. Je nadřízen všem pracovníkům městského úřadu.

14.1.3. Plní funkci statutárního orgánu zaměstnavatele podle zákoníku práce a souvisejících předpisů:

a) na základě výběrového řízení navrhuje radě města k ustanovení do funkce vedoucí odborů, navrhuje rovněž jejich odvolání,

b) přijímá a propouští pracovníky města zařazené do městského úřadu,

c) stanovuje platy pracovníkům,

d) vedoucím odborů navrhuje platy radě města ke schválení.

14.1.4. Zajišťuje úkoly v přenesené působnosti města vyplývající ze zvláštních zákonů.

14.1.5. Řídí a koordinuje a kontroluje činnost pracovníků městského úřadu, řeší spory vzniklé mezi odbory a ostatními útvary městského úřadu.

14.1.6. Zúčastňuje se jednání rady města a zastupitelstva města s hlasem poradním.

14.1.7. Řídí racionalizaci práce městského úřadu a jeho informační systém.

14.1.8. Spolupracuje s výbory zastupitelstva města a s komisemi rady města.

14.1.9. Koordinuje práce spojené s tvorbou vnitřního kontrolního systému.

14.1.10. Řídí a kontroluje organizační složky města.

14.1.11. Organizačně zabezpečuje zasedání zastupitelstva města, jednání rady města, celostátní a komunální volby, případná referenda a opatření vyplývající z práva petičního v souladu s ustanovením zákona č. 85/1990 Sb., ve znění pozdějších předpisů.

VAR. 2

Poznámka:

Uvedená varianta 2 se omezí na definici pouhé podřízenosti s vytipováním funkcí pro metodické vedení. V ostatních ohledech se odvolává směrnice na ustanovení § 110 odst. 1 až 6 zákona č. 128/2000 Sb., o obcích.

14.2. Přímá podřízenost:

• radě města,

• zastupitelům města,

• starostovi města.

14.3. Metodické vedení:

• pro organizační složky města,

• příspěvkové organizace města,

• ostatní zřízené organizace města.

Poznámka:

Náplň článku se bude odvíjet od skutečnosti, zda právník je či není zaměstnancem MÚ.

V každém případě musí být přesně vymezeny jeho kompetence odpovědnosti a povinnosti.

Vzor: Právník není zaměstnancem města.

15.1. Městský úřad uzavírá smlouvu (mandátní) na základě požadavků odpovědných pracovníků MÚ, vždy k jednotlivému případu, v souladu s občanským zákoníkem.

15.2. Právník zabezpečuje právní pomoc zastupitelstvu města, radě města a pracovníkům městského úřadu a organizacím řízeným městem.

15.3. Právník je zodpovědný ze své činnosti tajemníkovi městského úřadu.

Poznámka:

V jednotlivých ustanoveních tohoto článku je třeba:

• vyspecifikovat vztah vedoucích odborů ke statutárním a ostatním výkonným složkám,

• stanovit, kým jsou vedoucí odborů jmenováni,

• stanovit přesně kompetence a odpovědnosti ve vztahu k prováděným činnostem,

• odpovědnosti za kvalitu a zpracování veškerých potřebných dokumentů a podkladů,

• povinnosti ve vztahu k podřízeným pracovníkům,

• povinnosti provádění kontrol,

• definici…