6.3.6
Přezkušování a oběh dokladů
Jaroslava Svobodová
MĚSTO ......................
Organizační směrnice č. j. ..............
Přezkušování a oběh dokladů
Řízení a správa dokumentu
Oběh účetních dokladů je interní dokument MĚSTA XXXXXXX a je veřejně přístupný na stránkách wwww..........Zásady vydávání, změny, archivace a skartace řízeného dokumentu jsou popsány v Příručce modulu správy řízených dokumentů č.... Charakter řízeného dokumentu mají pouze výtisky evidované v rozdělovníku výtisků, všechny ostatní kopie nejsou řízeným dokumentem.
Rozdělovník výtisků
Přehled změn
Identifikační údaje organizace:
MĚSTO ::::::::
Sídlo:
Bližší identifikace:
Statutární zástupce:
IČO:
1.1.1 Ustanovení této směrnice určují základní zásady a vztahy při přezkoušení hospodářských operacích a oběhu vnějších a vnitřních účetních dokladů ověřujících provedení těchto operací, o nichž se účtuje v účetnictví, např.:
-
faktur (daňových dokladů) a dobropisů za dodávky investiční povahy (dlouhodobého nehmotného a hmotného majetku),
-
faktur (daňových dokladů) a dobropisů za dodávky neinvestiční povahy,
-
dokladů k ostatním platbám (bez faktur),
-
dokladů k výplatě mezd, odvodů pojistného na sociální a zdravotní pojištění, daní z příjmu a srážek z mezd,
-
faktur vydaných externím fyzickým a právnickým osobám,
-
dokladů při pracovních cestách,
-
pokladních dokladů (příjmových a výdajových),
-
dokladů za pohledávky,
-
interních účetních dokladů.
1.1.2. Hospodaření MĚSTA XXXXXXX a z toho vyplývající hospodářské operace a účetnictví jsou upraveny zejména následujícími základními předpisy:
-
zákonem č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů
-
zákonem č. 218/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech a o změně některých souvisejících zákonů (rozpočtová pravidla), ve znění pozdějších předpisů
-
zákonem č. 128/2000 Sb., o obcích (obecní zřízení), ve znění pozdějších předpisů
-
zákonem č. 250/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech územních rozpočtů, ve znění pozdějších předpisů
-
vyhláškou č. 449/2009 Sb., o způsobu, termínech a rozsahu údajů předkládaných pro hodnocení plnění státního rozpočtu, rozpočtu státních fondů a rozpočtů územních samosprávných celků a rozpočtů Regionálních rad regionů soudržnosti
-
vyhláškou č. 410/2009 Sb., kterou se provádějí ustanovení zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, pro některé vybrané účetní jednotky, ve znění pozdějších předpisů
-
vyhláškou č. 383/2009 Sb., o účetních záznamech v technické formě vybraných účetních jednotek a jejich předávání do centrálního systému účetních informací státu a o požadavcích na technické a smíšené formy účetních záznamů (technická vyhláška o účetních záznamech), ve znění pozdějších předpisů
-
vyhláškou č. 270/2010 Sb., o inventarizaci majetku a závazků, ve znění pozdějších předpisů
-
vyhláškou č. 220/2013 Sb., o požadavcích na schvalování účetních závěrek některých vybraných účetních jednotek
-
vyhláškou č. 412/2021 Sb., o rozpočtové skladbě
-
zákonem č. 262/2006 Sb. (zákoník práce), ve znění pozdějších předpisů
-
Českými účetními standardy pro účetní jednotky, které jsou územními samosprávnými celky, příspěvkovými organizacemi, státními fondy a organizačními složkami státu
-
zákonem č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě, ve znění pozdějších předpisů
-
vyhláškou č. 416/2004 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně některých zákonů (prováděcí předpis k zákonu o finanční kontrole)
1.1.3 Důvodem revize je změna právního rámce upravující regulaci účetnictví ÚSC. Z důvodu přehlednosti a transparentnosti je vydán dosavadní předpis v úplném znění.
PRACOVNĚPRÁVNÍ A SLUŽEBNÍ OPERACE
Přihlášky na školení, semináře apod.
Přihlášku na školení nebo seminář určeného zaměstnance či více zaměstnanců potvrzuje tajemník MěÚ po předchozím vyjádření pověřeného zaměstnance Odboru kanceláře tajemníka (úseku PaM) na příslušném tiskopise. Tiskopis je poté neprodleně předán vedoucí úseku PaM Odboru kanceláře tajemníka, která zajistí přihlášení zaměstnance (zadání objednávky). Po obdržení faktury vyplní příslušný doklad ("Vybavovací doklad“) a zabezpečí jeho předání na Odbor finanční k provedení úhrady. Pověřený pracovník Odboru finančního vydá zaměstnanci na požádání potvrzení o provedení úhrady.
I. Tuzemské pracovní cesty
2.1.1. Každé konání tuzemské pracovní cesty schvaluje zaměstnancům předem příslušný vedoucí odboru, případně pověřený zástupce, který odpovídá za to, že cesty, které jsou pracovníkem účtovány, byly služební, a že byly uskutečněny, a to prostřednictvím elektronického modulu "Cestovní příkazy“. Vedoucím odborů schvaluje pracovní cesty tajemník MěÚ.
2.1.2. Vyúčtování cestovních náhrad podle ustanovení § 173 až 181 ZP je zaměstnanec povinen předložit pouze tehdy, vznikne-li mu nárok na finanční náhradu (např. stravné, jízdné či jiné náklady), a to na vyplněném tiskopise (viz doklad v systému elektronické zpracování), doloženém příslušnými doklady k proplacení a podepsaném vedoucím odboru (u vedoucích odborů podepsané tajemníkem MěÚ případně pověřeným zástupcem). Těmito podpisy se ověřuje řádnost vybavení cestovního účtu a správnost vykazovaných údajů (doba strávená na služební cestě, použitý dopravní prostředek, účelnost cesty). Místo nástupu a místo ukončení pracovní cesty určuje příslušný vedoucí s ohledem na pravidelné pracoviště, s ohledem na oprávněné zájmy zaměstnance a na hospodárné vynakládání finančních prostředků. Likvidaci cestovních účtů provádí Odbor kanceláře tajemníka, úsek PaM, dle příslušné právní úpravy. Předané cestovní účty musí být ověřeny po věcné stránce – správnost uplatňovaných náhrad, jízdné, stravné, nocležné aj. – vzor uveden v Příloze č.........
2.1.3. Výše stravného dle § 176 odst. 1 ZP za každý kalendářní den pracovní cesty se stanovuje a aktualizuje nově pro každý rok a je obsahem samostatného "Příkazu starosty Města...“ vždy k 1. 1. běžného roku.
2.1.4. Cestovní účty se předkládají úseku personálnímu a mzdovému Odboru kanceláře tajemníka ke zpracování a ověření správnosti vyúčtování, a to do 10 pracovních dnů po dni ukončení pracovní cesty včetně vrácení nevyúčtované zálohy do pokladny MěÚ.
2.1.5. Úsek personální a mzdový zpracovává předložená vyúčtování pracovních cest společně s měsíčním zpracováním platů. Náhrady jsou zaměstnanci převáděny bezhotovostně na jeho bankovní účet každý měsíc společně s platem.
2.1.6. Cestovní výdaje účastníků akcí organizovaných odborem MěÚ zabezpečuje a likviduje pověřený zaměstnanec odboru po ověření správnosti na oddělení účetnictví Odboru finančního následovně:
-
se souhlasem vedoucího odboru požádá písemně o zálohu z pokladny MěÚ,
-
proplatí jízdné účastníkům organizované akce ve výši předloženého jízdného z místa bydliště do místa konání akce a zpět, případně provede úhradu za užití vlastního motorového vozidla dle tarifní vzdálenosti z místa bydliště do místa konání akce a zpět v návaznosti na platné předpisy a ceníky,
-
vyúčtuje zálohu na tyto cestovní výdaje do 3 pracovních dnů.
II. Zahraniční pracovní cesty
2.2.1. Konání a účastníky zahraničních cest schvaluje u dlouhodobě uvolněných členů zastupitelstva a ředitelů zřizovaných příspěvkových organizací Rada města, u ostatních zaměstnanců tajemník MěÚ nebo jiný statutární orgán podle zvláštních předpisů po projednání se starostou.
2.2.2. Návrh na vyslání účastníka na zahraniční pracovní cestu musí být předložen tajemníkovi MěÚ nejpozději 5 dnů před uskutečněním cesty a musí obsahovat jména vysílaných osob, účel pobytu, termín cesty, místo pobytu, počet dní pobytu, způsob přepravy, zajištění ubytování a stravování a návrh výše zálohy na pracovní cestu (tiskopis v příloze č. ......).
2.2.3. Cestovní příkaz k povolení cesty do zahraničí a jeho vyúčtování u dlouhodobě uvolněných členů zastupitelstva a ředitelů zřizovaných příspěvkových organizací podepisuje starosta města, u zaměstnanců MěÚ pak tajemník MěÚ, případně jím pověřený zástupce.
2.2.4. Výši zálohy v cizí měně na pracovní cestu schvaluje tajemník MěÚ po předložení schváleného návrhu pracovní cesty. Organizační zajištění pracovní cesty provádí sekretariát Odboru kanceláře tajemníka ve spolupráci s oddělením hospodářské správy (zajištění pojištění účastníků apod.). Před uskutečněním zahraniční cesty vyplní pověřený pracovník oddělení hospodářské správy žádost do peněžního ústavu o prodej devizových prostředků. Jejich hodnota se zúčtuje k tíži korunového účtu města. Účastníci zahraničních cest provedou vyúčtování uskutečněné cesty (tiskopis v příloze č.......), přiloží příslušné doklady včetně písemné zprávy o průběhu a výsledku pracovní cesty a předloží jej úseku personálnímu a mzdovému odboru kanceláře tajemníka k likvidaci. Náhrady při zahraničních pracovních cestách se likvidují dle příslušné právní úpravy na základě vyúčtování účastníků cesty.
Pracovní cesta musí být vyúčtována v měsíci, ve kterém byla uskutečněna včetně případné nevyúčtované zálohy. Pokud je pracovní cesta ukončena poslední pracovní den v měsíci nebo až v příštím měsíci, bude vyúčtována do konce tohoto následujícího měsíce. U zaměstnanců úřadu se cestovní příkazy na zahraniční cesty včetně jejich vyúčtování zpracovávají elektronicky, obdobně jako v bodě I. tohoto článku.
2.2.5. Při vyúčtování zahraniční pracovní cesty lze do pokladny vrátit v cizí (volně směnitelné) měně pouze papírové bankovky. Hodnota mincí se přepočítá podle kursu nákupu v české měně a zaměstnanec provede náhradu v českých korunách. Toto opatření je stanoveno v návaznosti na podmínky bankovního ústavu. Doplatky cestovného se provádí rovněž v české měně, k přepočtu se použije kurs České národní banky platný v den vyplacení zálohy, případně kurs platný v den výměny prostředků v zahraničí, doložený dokladem o směně.
2.2.6. Vrácení nevyužitých devizových prostředků na korunový účet města zabezpečuje oddělení hospodářské správy.
2.2.7. Ke každé pracovní cestě vede oddělení hospodářské správy evidenci prostředků v cizí měně, která zahrnuje tyto údaje:
- druh a částka finančních prostředků v cizí měně vybraných v bance,
- druh a částka finančních prostředků v cizí měně převzatých zaměstnancem, včetně podpisu a okamžiku (data) převzetí,
- vyúčtování zahraniční cesty.
III. Jednorázové a stálé zálohy k náhradám cestovních a drobných výdajů
2.3.1. Při běžných pracovních cestách se zálohy k náhradám cestovních a drobných výdajů neposkytují.
2.3.2. V odůvodněných případech lze osobám vysílaným na pracovní cestu poskytnout zálohy k náhradám na cestovné a drobné výdaje v hotovosti, buď jednorázově, nebo formou stálé zálohy, a to na základě písemné žádosti, (viz příloha č. ......) kterou schvaluje vedoucí odboru kanceláře tajemníka, případně jím pověřený zástupce.
2.3.3. Zálohy na cestovné musí být vyúčtovány neprodleně po skončení pracovní cesty. U služebních cest uskutečněných v závěru roku musí být tyto vyúčtovány nejpozději do 31. 12. příslušného roku. Veškeré zálohy musí být vyúčtovány písemně s potvrzením podpisem vedoucího Odboru kanceláře tajemníka případně jeho určeného zástupce.
2.3.4. Jednorázové zálohy musí být vyúčtovány do 3 dnů, stálé měsíční zálohy do konce měsíce. Další zálohu lze poskytnout až poté, co je vyúčtována záloha předcházející.
3.1. Vedoucí odborů nebo jimi pověření zaměstnanci předkládají úseku personálnímu a mzdovému, nejpozději v 1. pracovní den do 12.00 hodin následujícího měsíce pracovní listy zaměstnanců (případně jiný určený tiskopis dokládající docházku) a zároveň doklady o nepřítomnosti (dovolenky, propustky). Doklady o nemoci, případně ošetřování člena rodiny se úseku personálnímu a mzdovému předávají průběžně v měsíci.
3.2. Změnu nebo zrušení peněžního účtu je zaměstnanec povinen nahlásit úseku personálnímu a mzdovému nejpozději tři dny před koncem příslušného měsíce.
3.3. Zpracování platů provádí úsek personální a mzdový Odboru kanceláře tajemníka.
3.4. Podkladem účtování o platech včetně příslušenství jsou "sestavy“ zpracované úsekem personálním a mzdovým (PaM) kanceláře tajemníka, a to v rozsahu dohodnutém s Odborem finančním.
3.5. Sestavy – rekapitulace podepsané vedoucí úseku personálního a mzdového se předávají nejpozději 5. pracovní den v měsíci Odboru finančnímu. Odbor finanční zajistí zpracování předaných převodů následující pracovní den.
3.6. Plat se zaměstnancům vyplácí formou bezhotovostního převodu na jejich účet u peněžního ústavu. Odbor finanční zajišťuje převod platu pouze na jeden osobní účet zaměstnance, dále převody povinných zákonných srážek a splátek půjček na účty města.
3.7. Výplatním termínem je 12. kalendářní den následujícího měsíce za uplynulý měsíc. V případě, že připadne na sobotu, neděli či svátek, pak poslední pracovní den před tímto dnem. Odměny poskytované zaměstnancům při příležitosti významných životních a pracovních výročí se proplácí spolu s platem.
3.8. Na základě dohod uzavřených se zaměstnanci jsou v rámci zpracování platů prováděny:
a to vždy za předchozí kalendářní měsíc. V rámci zpracování mezd je za zaměstnance prováděna také úhrada životního pojištění ve prospěch České pojišťovny, spolu s platem jsou vypláceny také další náhrady jako ošatné a případné sociální výpomoci.
4. 1.Vedoucí odborů jsou povinni zjišťovat důvody vzniku mank, škod, pokut a penále, které se na MěÚ vyskytnou. Dále jsou povinni zjišťovat míru zavinění odpovědného zaměstnance. Rada města jmenuje komisi (hlavní inventarizační a náhradová komise), která projednává míru porušení povinností ze strany zaměstnance MěÚ a samostatně řeší náhrady škod do výše 10 tis. Kč. Rozhodování o náhradách škod převyšujících limit 10 tis. Kč je v kompetenci Rady města.
4.2. Komise se schází podle potřeby, členy svolává předseda komise s ohledem na vzniklé případy tak, aby nedošlo ke zdržení vymáhání náhrad, případně k promlčení nároku na náhradu. Komise je schopna jednat, je-li přítomna alespoň polovina jejích členů, o konečném stanovisku komise se rozhodne hlasováním. Komise při projednávání případů postupuje podle ustanovení § 250 až 264 ZP a prováděcích předpisů. Je oprávněna vyžádat si od odboru potřebné podklady a vyjádření, každý zaměstnanec informovaný o případu je povinen přispět k jeho objasnění a na pozvání komise se dostavit.
4.3. O existenci škody informují předsedu komise vedoucí odborů neprodleně, nejpozději však do 10 pracovních dní od jejího zjištění. K projednání případu v komisi vedoucí odborů předloží písemné vyjádření zaměstnance, který za škodu odpovídá, a svůj písemný návrh na postup při rozhodování o výši náhrady škody (viz příloha č.......)
4.4. Komise projedná škodu se zaměstnancem, který za ni odpovídá, a umožní mu, aby se k případu vyjádřil. O projednání se vyhotoví zápis, z něhož budou zřejmé důvody návrhu na určení výše škody, popř. důvody, proč zaměstnanec za škodu neodpovídá.
4.5. Po rozhodnutí o náhradě škody informuje předseda komise dotčeného zaměstnance, oddělení účetnictví Odboru finančního a Úsek personální a mzdový kanceláře tajemníka o pohledávce vůči zaměstnanci, popřípadě o tom, že se náhrada podle zákoníku práce nebude požadovat. Na dokladu musí být uveden důvod vzniku škody, výše náhrady škody a způsob splácení (výše splátek, převodem z účtu, složením v pokladně, srážkou ze mzdy). V materiálech komise se založí doklad nebo záznam o zaplacení škody.
FINANČNÍ A SMLUVNÍ OPERACE
Bankovní účty, dispozice k účtům, oběh bankovních dokladů
5.1. Bankovními doklady se pro účely této směrnice rozumějí příkazy k úhradě a výpisy z bankovních účtů.
5.2. Oprávnění ke zřízení účtů města u peněžních ústavů má starosta města. Praktické zabezpečení provádí Odbor finanční. Starosta města schvaluje (na podpisovém vzoru pro peněžní ústav) pracovníky oprávněné disponovat s prostředky na účtech města. Vyhotovení těchto podpisových vzorů pro peněžní ústav zabezpečuje pověřený pracovník Odboru finančního. V případě nepřítomnosti starosty města má stejné oprávnění jeho statutární zástupce, I. místostarosta města.
5.3. Příkazy k provedení bankovních operací (příkazy a hromadné převodní příkazy, seznamy poštovních poukázek, šeky), které vyhotovují pověření pracovníci Odboru finančního, podepisují vždy dva z oprávněných pracovníků, kteří jsou uvedeni na podpisovém vzoru (viz příloha "Podpisové vzory pro provedení bankovních operací a převodů č. ........)
5.4. Bankovní operace prováděné elektronickou cestou jsou zajišťovány dle smluv uzavřených s peněžními ústavy“, které jsou podepsány starostou (případně I. místostarostou města jako statutárním zástupcem) a jejichž přílohy stanovují osoby oprávněné k provádění operací.
5.5. Výpisy z účtů jsou přebírány pověřenými pracovníky Odboru finančního dle smluv o vedení účtů.
Pokladní operace, oběh pokladních dokladů
6.1. Pokladními doklady se pro účely této směrnice rozumějí:
- pokladní deník (pokladní kniha)
- příjmové pokladní doklady,
- výdajové pokladní doklady,
- přílohy k příjmovým a výdajovým pokladním dokladům.
6.2. Pokladní operace smí provádět jen příslušný odpovědný pracovník, který uzavřel dohodu o odpovědnosti (dále jen pokladní).
6.3. Pracovník pokladny má tyto povinnosti:
- zabezpečuje, prověřuje a odpovídá za to, aby pokladní doklady k výplatě nebo přijetí měly stanovené náležitosti – název a číslo, název účetní jednotky, okamžik (datum) vyhotovení, jméno plátce nebo příjemce, částku platby číslicí a slovy, účel platby, podpisy (podpisové záznamy) odpovědných pracovníků,
- vede chronologicky záznamy v pokladní knize,
- dodržuje stanovený pokladní limit,
- při odvodu hotovosti do peněžního ústavu (příjmové pokladny), doplnění pokladní hotovosti (výdajové pokladny) předá doklady k zaúčtování pověřenému pracovníku Odboru finančního, e) u elektronických pokladen se příjmové a výdajové pokladní doklady za předchozí kalendářní měsíc předávají Odboru finančnímu ihned 1. pracovní den následujícího měsíce. Předání ve stanoveném termínu je nezbytnou podmínkou pro zaúčtování pokladních dokladů do příslušného účetního období,
- zabezpečuje chod platebních terminálů a evidenci dokladů o platbě platební kartou.
6.4. Pověření pracovníci Odboru finančního:
- odsouhlasí doklady (příjmové i výdajové) s pokladní knihou,
- překontrolují náležitosti předaných dokladů a provedou zaúčtování na příslušné účty.
6.5. Oddělení hospodářské správy Odboru kanceláře tajemníka vede devizovou pokladnu města.
6.6. Všechny doklady potvrzující vydání v hotovosti (např. stvrzenky, účtenky aj.) musí být před výplatou podepsány (schváleny) a přiloženy k vyplněnému a podepsanému tiskopisu "Příloha dokladu centrální výdajové pokladny Města XXXXXXXXX (viz příloha č. .......). Doklady, které se týkají provozně správních a organizačních výdajů úřadu podepisuje vedoucí Odboru kanceláře tajemníka případně jí pověřený zástupce. Ostatní doklady (pouze v případě rozpočtovaných výdajů) v rámci jednotlivých kapitol, podepisuje vždy příslušný vedoucí odboru, případně jím pověřený zástupce.
6.7. Limit všech pokladen stanovuje vedoucí oddělení účetnictví Odboru finančního. U elektronických pokladen je toto zmocnění dáno automaticky programovými právy, v ostatních případech stanovuje a potvrzuje limit pokladny podpisem v pokladní knize.
6.8. Centrální pokladna MěÚ, zřízená při Odboru kanceláře tajemníka zabezpečuje realizaci pokladních operací takto:
Kopírování dokladů občanům a další služby
7.1. Kopírování dokladů a listin mohou provádět všechny odbory MěÚ.
7.2. Vedoucí odboru určí zaměstnance zodpovědného za poskytování kopírovacích služeb. Tento zaměstnanec je povinen evidovat počet kopií prováděných na příslušném odboru za úhradu.
7.3. Zodpovědný pracovník odboru poskytne službu po zaplacení příslušné ceny.
Černobílá kopie Cena v Kč, Barevná kopie Cena v Kč
-
jednostránková, formát A4 1,50 - jednostránková, formát A4 15,--
-
jednostránková, formát A3 3,-- - jednostránková, formát A3 30,--
-
dvoustránková, formát A4 2,50 - dvoustránková, formát A4 25,--
-
dvoustránková, formát A3 5,-- - dvoustránková, formát A3 55,--
7.4. Služby poskytované úsekem Informačního centra
-
tisk výpisu z internetu A4 2,--
-
odesílání faxů a další služby zavedené v průběhu roku po zavedení se bude poskytování služby řídit ceníkem, schváleným Radou města
7.5. Příslušnou částku složí občan buď na centrální pokladně, nebo na pokladně odboru (pokud je vedena). O zaplacení vystaví pověřený zaměstnanec příjmový pokladní doklad. Jedno vyhotovení stvrzenky o provedené platbě obdrží občan, druhé pokladna MěÚ.
7.6. Vedoucí odborů nahlásí počet černobílých a barevných kopií zhotovených na příslušném odboru za úhradu sekretariátu Odboru kanceláře tajemníka do 15. 1. následujícího kalendářního roku.
8.1. Vidimaci a legalizaci zabezpečují, v souladu s platnými zákony, pověření zaměstnanci MěÚ.
8.2. Za poskytnutou službu vyberou před provedením úkonu správní poplatek v souladu se zákonem o správních poplatcích. Žadateli bude vydán doklad o finanční úhradě vystavením:
- předtištěné stvrzenky s výší vybraného poplatku v Kč (bloky) opatřené razítkem MěÚ, datem vystavení a podpisem zaměstnance MěÚ. Evidenční číslo stvrzenky musí být uvedeno v ověřovací knize (údaj o úhradě správního poplatku),
- příjmového pokladního dokladu – při úhradě vyšší finanční částky (větší počet vidimací nebo legalizací pro jednoho žadatele).
8.3. Doklad o finanční úhradě pod bodem 8.2 se pořídí ve 2 vyhotoveních. Originál obdrží žadatel o vidimaci a legalizaci, druhé vyhotovení si ponechá pověřený zaměstnanec. Při předání vybrané hotovosti na příjmový účet města se vyznačí na příjmový doklad pořadová čísla bloků (pokladních dokladů).
8.4. Vybrané správní poplatky jsou příjmem města a pověření zaměstnanci vybranou hotovost z příruční pokladny odvádějí na příjmový účet města vždy ke konci měsíce, nebo přesáhne-li stanovený limit. Odvod hotovosti na příjmový účet je možno provést i v jiných odůvodněných případech, po předchozí dohodě s Odborem finančním.
8.5. Doklady pro zaplacení správního poplatku (bloky) zajistí pověřený zaměstnanec Odboru finančního a vydá jako přísně zúčtovatelný tiskopis zodpovědným pracovníkům ostatních odborů. Příjmové pokladní doklady zajistí a předá příslušným pracovníkům centrální pokladna MěÚ.
8.6. Zodpovědní pracovníci odborů nakládají s finančními prostředky a přísně zúčtovatelnými tiskopisy (bloky) na základě uzavřené dohody o odpovědnosti.
9.1. Objednávání dodávek (hmotné i nehmotné povahy) od externích dodavatelů (pořízení, nájem, zhotovení, montáž, údržba, oprava nebo úprava věcí movitých či nemovitých, anebo provedení jiných činností a služeb) zabezpečují pověření pracovníci jednotlivých odborů, které jsou uvedeny v bodě 9.2., a to do výše a obsahu schválených výdajů v příslušné položce podrobného rozpočtu účetní jednotky.
9.2. V rámci schváleného rozpočtu účetní jednotky a podle podrobného rozpočtu jsou finanční prostředky rozděleny mezi následující odbory (orgány):
odbor č. 2 – Odbor kanceláře tajemníka (OKT)
odbor č. 4 – Odbor finanční (OF)
odbor č. 5 – Odbor správy majetku (SM)
odbor č. 6 – Odbor územního plánu a regionálního rozvoje (ÚPaRR)
odbor č. 7 – Odbor školství a kultury (OŠK)
odbor č. 8 – Odbor investic ( IO)
odbor č. 9 – Odbor správní (SO)
odbor č. 10 – Odbor životního prostředí (OŽP)
odbor č. 11 – Odbor dopravy (OD)
odbor č. 12 – Stavební odbor (OS)
odbor č. 13 – Obecní živnostenský úřad (ŽÚ)
odbor č. 15 – Odbor sociálních věcí a zdravotnictví (OSV)
orgán města č. 16 – Městská policie (MěP)
9.3. Jednotlivé odbory hospodaří s rozpočtovanými prostředky až do výše jim přidělené a schválené. Rozdělení rozpočtu výdajů města na jednotlivé odbory je součástí podrobného rozpočtu účetní jednotky (města) na příslušný rok. Odbory (orgány) obdrží písemnou informaci o poskytnutých finančních objemech (viz příloha č.........)
9.4. Objednávky na dodávky vystavují a podepisují vedoucí jednotlivých odborů MěÚ, případně jimi pověření pracovníci ("příkazce operace“ viz podpisové vzory). Veškeré objednávky se vyhotovují elektronicky (v modulu "Objednávky-rozpočtové limity“) s tím, že každá objednávka musí být vytištěna a přiložena k dokladu o platbě). Objednávky se v písemné podobě vyhotovují ve třech výtiscích. První kopie se eviduje u odboru, který objednávku vystavil a druhá musí být přiložena k došlé faktuře. V případě smluv se na faktuře uvede odkaz na takovou smlouvu (její číslo, kde je uložena a text "souhlasí se smlouvou“) a smlouva se založí na příslušném odboru.
9.5. Odbor finanční MěÚ může na základě pověření ZM provést krátkodobou úpravu rozpočtové položky v rámci jednotlivých rozpočtových kapitol, a to do konání dalšího jednání Rady města, která provede následnou úpravu rozpočtu rozpočtovým opatřením. Takováto úprava může být Odborem finančním provedena v rozsahu pověření, a to pouze na základě písemné žádosti příslušného vedoucího odboru (rozpočtové kapitoly), s řádným zdůvodněním.
9.6. Při zajišťování dodávek jsou pracovníci povinni dodržovat platnou "Směrnici o veřejných zakázkách“ č. j. ......... podle zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách ve znění pozdějších předpisů.
10.1. Smlouvy v rámci působnosti vyhotovuje příslušný odbor se zřetelem na platné znění příslušných zákonů. Za vedení kompletní evidence uzavřených smluv je odpovědný příslušný odbor. Po věcném a formálním odsouhlasení a úplném vybavení je každá smlouva předána k zavedení do "Centrální evidence smluv“-CES. Do CES se předává každá změna a veškeré dodatky dříve vyhotovených smluv.
10.2. Na Odbor finanční se neprodleně předávají v jednom vyhotovení veškeré smlouvy, z nichž vznikají finanční závazky pro město, které nejsou dále řešeny fakturací a dále smlouvy, které zachycují transakce s majetkem, jako jsou například prodeje a koupě, převody, směny, dary, výpůjčky, vklady do obchodních společností, smlouvy o započtení závazků a pohledávek, smlouvy o reklamě aj.
10.3. Smlouvy jsou podepisovány v souladu s Podpisovým řádem MěÚ. (viz příloha č. .....)
10.4. Úvěrové smlouvy podepisuje za MĚSTO starosta města, případně v době jeho nepřítomnosti I. místostarosta města jako jeho statutární zástupce.
11.1. FAKTURY - příjem faktur, ověření správnosti, likvidace a placení faktur
Z hlediska způsobu zpracování se dodavatelské faktury člení na:
-
faktury došlé od dodavatelů přímo na Odbor finanční
-
faktury došlé na ostatní odbory, orgány a organizační složky
Veškeré došlé faktury musí být bezprostředně po přijetí označeny prezenčním razítkem podatelny MěÚ s vyznačením data, kdy písemnost došla. Zaměstnanec, který převezme fakturu osobně, zajistí její zaevidování a převezme ji zpět k dalšímu zpracování.
11.1.1. Faktury došlé od dodavatelů přímo na Odbor finanční
-
roztřídí pověřená pracovnice OFN podle odborů, kterým patří, očísluje pořadovým číslem a zaeviduje do knihy došlých faktur s datem doručení (datum prvního faktického převzetí na OFN, v tomto případě shodné s datem podatelny) příjmu faktury (daňového dokladu) a okamžikem (datem) splatnosti, takto vybavené faktury předá OFN neprodleně, nejpozději následující den po obdržení, příslušným odborům proti podpisu v předávací knize k věcnému a finančnímu přezkoušení a k vypracování a připojení tiskopisu "Vybavovací list faktury“ (viz příloha č.......),
-
příslušný odbor, orgán nebo organizační složka po obdržení faktury (daňového dokladu) zajistí:
- kontrolu věcné, formální a finanční správnosti faktury (daňového dokladu),
- připojí k faktuře (daňovému dokladu) tiskopis "Vybavovací list faktury“ (viz příloha č. ......), na kterém doplní rozpočtovou klasifikaci, výši Kč, popis obsahu a dále doloží kopii objednávky (viz bod 9.4, článek 9 této směrnice),
-
u faktur (daňových dokladů), týkajících se nákupu dlouhodobého majetku, zásob a zboží, musí být na "účetním dokladu“ doplněny další náležitosti pro účely skladové a majetkové evidence),
-
na "Vybavovacím listu fa“ podpis příkazce operace (vedoucí odboru nebo pověřený zástupce) a správce rozpočtu
-
na "Vybavovací list fa“ musí být podpisy příkazce operace a správce rozpočtu v souladu s aktuálním podpisovým vzorem.
-
u faktury, týkající se platby za mobilní telefony, pověřený pracovník současně zajistí předání kopií rozpisu volaných čísel všem dotčeným zaměstnancům k označení soukromých hovorů. Nejpozději do 5. kalendářního dne následujícího měsíce pak tito zaměstnanci předají kopii s označenými soukromými hovory zpět na OF k dalšímu zpracování (vystavení daňových dokladů)
11.1.2. Faktury došlé na ostatní odbory a zařízení
-
u faktur došlých přímo na ostatní odbory, provedou odpovědní pracovníci těchto odborů věcnou a číselnou kontrolu, připojí tiskopis "Vybavovací list fa“ (viz příloha č. .........) vyplněný dle předtisku a doloží kopii objednávky (viz bod 9.4, článek 9 této směrnice), takto…
