Přezkušování a oběh dokladů

Nezisková (příspěvková) organizace

Kontrola a oběh účetních dokladů je interní dokument. Zásady vydávání, změny, archivace a skartace řízeného dokumentu jsou popsány ve směrnici čj. ..... "Tvorba vnitřních směrnic" ústavu.

Charakter řízeného dokumentu mají pouze výtisky evidované v rozdělovníku výtisků, všechny ostatní kopie nejsou řízeným dokumentem.

Rozdělovník výtisků

Přehled změn

Identifikační údaje organizace: Ústav XXXXXXXXXXXXXXXXX

Kontaktní adresa:

Bližší identifikace:

Statutární zástupce:.,

Adresa bydliště:

Ústav zřízen: Údaje ze "Zřizovací listiny"

Směrnice stanoví zásady a odpovědnosti pracovníků při provádění finančních, majetkových a dalších hospodářských a účetních operací a zásady pro zabezpečení plynulého oběhu účetních i neúčetních dokladů a jejich přezkušování z hlediska věcné a formální správnosti, účelnosti, účelovosti a hospodárnosti v Ústavu XXXXXXXXX.

1.1 Ustanovení této směrnice se vztahují na oběh vnějších a vnitřních účetních dokladů ověřujících provedení hospodářských operací, o nichž se účtuje v účetnictví a týká se:

• smluv a faktur (daňových dokladů) a dobropisů za dodávky neinvestiční povahy,

• smluv a faktur a dodávky investiční (dlouhodobého nehmotného a hmotného majetku),

• dokladů k výplatě mezd, odvodů pojistného, daní z příjmů a srážek z mezd,

• faktur vydaných externím fyzickým a právnickým osobám,

• dokladů při pracovních cestách,

• pokladních dokladů (příjmových i výdajových),

• dokladů za pohledávky z titulů smluvních pokut a úroků z prodlení.

1.2 Dále se vztahuje i na oběh neúčetních dokladů:

• dokladů pro objednání výkonů a zboží (objednávky, žádanky),

• dokladů k celnímu odbavení zásilek,

• pracovně právních dokladů,

• žádostí o granty a projekty.

Poznámka:

Pravidla pro vytváření a evidence smluv a Dokumentace k zadávání veřejných zakázek obsahují samostatné vnitřní předpisy (viz vnitřní směrnice "Pravidla pro vytváření a evidenci smluv" čj ......... a směrnice "Zadávání veřejných zakázek" čj...........)

1.3 Směrnice vychází z následujících předpisů:

• Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví ve znění pozdějších předpisů a prováděcí vyhláška č. 410/2009 Sb., pro některé vybrané účetní jednotky

(Var.:)

• Vyhláška č. 504/2002 Sb., k provedení zákona o účetnictví pro nepodnikatelské subjekty, ve znění pozdějších předpisů

• Zákon č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, ve znění pozdějších předpisů

• Zákon č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, ve znění pozdějších předpisů

• Zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů

• Zákon č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole, ve znění pozdějších předpisů

• Zákon č. 218/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech státu, ve znění pozdějších předpisů

• Zákon č. 250/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech územních rozpočtů, ve znění pozdějších předpisů

Poznámka:

výčet právních předpisů je třeba doplnit podle potřeby a charakteru organizace

2.1 Řídící kontrola je zajišťována všemi vedoucími zaměstnanci jako součást systému řízení a kontroly ve smyslu ustanovení § 74 ZP. Součástí je i hodnocení efektivnosti, účelnosti a hospodárnosti při přípravě finančních operací před jejich schválením při průběžném sledování uskutečňovaných operací až do konečného vypořádání vyúčtování a při následném prověření vybraných operací i správnosti hospodaření.

2.2 Příkazce operace rozhoduje o uskutečnění operace. Je jím pověřený zaměstnanec (vedoucí zaměstnanec, případně řešitel grantu nebo projektu), který nárokuje finanční prostředky, zadává objednávky, provádí zadání veřejné zakázky, ověřuje, zda fakturovaná cena materiálu nebo služby odpovídá ceně předem smluvené.

2.3 Správce rozpočtové položky (dílčí správce rozpočtu) je vedoucí zaměstnanec odpovědný za správu rozpočtu nebo jeho části. Při své činnosti potvrzuje, že operace je rozpočtována, že úhrada operace je provedena z položky, na které byla rozpočtována a že nedošlo k překročení rozpočtu. Prověřuje tedy vždy:

• že smluvní dohodnutá cena je pokryta rozpočtem,

• je v souladu se schváleným rozpočtem, projektem, grantem,

• je povinen reagovat na případné nesprávnosti tj. při nedostatcích operaci pozastaví a vyrozumí příkazce o důvodech pozastavení.

2.4 Hlavní správce rozpočtu – vedoucí ekonomického odboru – provádí průběžnou a následnou kontrolu rozpočtu. Zjištění oznámí dílčímu správci a ten je povinen přijmout opatření.

3.1 Nedílnou součástí každé hospodářské operace jsou podpisy a podpisové vzory odpovědných osob, tj. příkazců a správců a jsou Přílohou oběhu dokladů č. 1.

3.2 Podpisové vzory se vystavují a aktualizují v rozsahu působnosti dle Organizačního řádu a přijatých grantů a projektů a vydává je sekretariát ředitele.

3.3 Vystavené podpisové vzory a jejich aktualizace zajišťuje Sekretariát ředitele a jsou založené:

1. v referátech EO,
2. v ÚŘ.

3.4 Podpisem dokladu v působnosti příkazce operace a správce rozpočtu je schválen nárok na příjem nebo závazek – výdaj z příslušného úkolu. Součástí podpisového záznamu je i okamžik připojení podpisového záznamu (tj. datum).

3.5 Odpovědné osoby za účetní operace uvedené v podpisových vzorech v rozsahu své působnosti zodpovídají za kontrolu formální a finanční správnosti zpracovávaných (účetních) dokladů. V souladu se zákonem o finanční kontrole jsou stanoveni příkazci a správci v následující tabulce:

Bez náležitých podpisů nelze žádnou hospodářskou operaci uskutečnit. Za kontrolu dodržování podpisových oprávnění zodpovídá Hlavní účetní.

Jmenovitě konkrétní příkazci k jednotlivým úkolům budou vydáváni každoročně jako Příloha č. 2 k oběhu dokladů v návaznosti na značení a číslování otevřených úkolů v daném roce.

4.1 Náležitosti dokladů

Účetními doklady jsou průkazné účetní záznamy, které musí dle ustanovení § 11 ZoÚ obsahovat:

1. označení účetního dokladu,
2. obsah účetní operace a její účastníky,
3. peněžní částku nebo informaci o ceně za měrnou jednotku a vyjádření množství,
4. okamžik vyhotovení účetního dokladu,
5. okamžik uskutečnění účetní operace, není-li shodný s okamžikem podle písmene d),
6. podpisový záznam podle § 33a odst. 4 ZoÚ osoby odpovědné za účetní operaci a podpisový záznam osoby odpovědné za její zaúčtování.

Skutečnosti podle písmen a) až f) prokazuje účetní jednotka pouze účetním dokladem.

Některé náležitosti účetních dokladů mohou být umístěny i na jiných než účetních písemnostech (např. na objednávkách, smlouvách), pokud jsou podkladem pro zhotovení účetního dokladu. V těchto případech musí účetní záznam i účetní doklad obsahovat identifikátor, kterým lze nezaměnitelně určit vzájemnou vazbu mezi účetním záznamem a účetním dokladem. Pokud by účetní záznam (nejen účetní písemnost) obsahoval všechny předepsané náležitosti, stává se přímo účetním dokladem. Tyto písemnosti se uchovávají po stejnou dobu jako účetní doklad.

Pokud účetní doklad slouží současně jako daňový doklad, musí obsahovat další náležitosti podle § 26 zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, ve znění pozdějších předpisů.

Účetní doklady se vyhotovují bez zbytečného odkladu po zjištění skutečností, které se jimi zachycují, a to tak, aby bylo možno určit obsah každé jednotlivé účetní operace. V podmínkách ústavu se jedná o všechny doklady, kterými se uskutečňují příjmy, výdaje, které probíhají v rámci rozpočtu, všechny doklady, které dokládají závazky, pohledávky, pohyby majetku a pohyby fondů.

Úschova účetních záznamů se řídí ustanovením § 31 a 32 ZoÚ, skartace se řídí Interními normami, vydanými podle pokynu zřizovatele.

Účetní doklady včetně příloh se archivují po dobu 5 let následujících po roce, kterého se týkají, stejně tak i žádanky, objednávky a smlouvy.

Účetní doklady související s DPH se uchovávají po dobu 10 let následujících po roce, kterého se týkají. Účetní doklady se uchovávají přehledně a uspořádaně podle časového a číselného pořadí v archivu, tak, aby kdykoliv v průběhu stanovených archivovaných lhůt bylo možno do nich nahlédnout a použít je pro revizní účely. Písemnosti z archivu je možné vydat oprávněné osobě jen na potvrzení a vyhotoví se o vydání písemnosti záznam. Po uplynutí lhůt dle vydaného "Spisového plánu" pověřený pracovník pro spisovou službu vyřadí účetní doklady a písemnosti a připraví tyto dokumenty ke skartaci v souladu se Skartačním řádem.

4.2 Oběh účetních dokladů – výdajová část

Jedná se o tyto doklady:

1. dodavatelské faktury,
2. doklady k účtování o majetku,
3. doklady k účtování o mzdách, odvodu pojistného, sociálního a zdravotního, daně ze mzdy a srážek mezd,
4. doklady při poskytování náhrad výdajů při pracovních cestách,
5. doklady k ostatním platbám,
6. doklady k účtování o sociálním fondu,
7. doklady k účtování cenin,
8. doklady k platebním kartám,
9. doklady k účtování fondů účetní jednotky.

4.2.1 Dodavatelské faktury

Dodavatelské faktury jsou vybaveny na základě:

4.2.1.1 Objednávky dodávek hmotné i nehmotné povahy

Objednávání dodávek od externích dodavatelů (pořízení, nákup, zhotovení, montáž, údržba, oprava nebo úprava, nájem nebo jiné služby) provádí jen referáty THS (materiálová účtárna) u zahraničních cest ÚŘ.

Z jednotlivých oddělení se předkládají písemné "Žádanky" (viz příloha směrnice č. .....) na základě potřeb a v souladu s dílčím rozpočtem a obsahují specifikaci požadavku a číslo úkolu, ze kterého bude daný výdaj uskutečněn.

Interní žádanku podepisuje žadatel, jako příkazce a nadřízený vedoucí oddělení, jako správce rozpočtových položek, který hospodaří s přidělenými a schválenými rozpočtovými prostředky a za jejich čerpání zodpovídá. Žádanky se v THS evidují a na základě žádanek se vystavují objednávky. Při zajišťování žádanek a objednávek jsou pracovníci povinni dodržovat ustanovení vnitřní směrnice "Zásady pro zadávání veřejných zakázek."

4.2.1.2 Při zpracování faktur se referát THS po věcné stránce zaměří zejména

• u faktur za provedené práce a služby na rozpis prací, na správnost, množství, jakost, kvalitu provedených výkonů a prací, služeb a materiálu, na množství odpracovaných hodin, na náležitosti zdanění, cenu a soulad se smlouvou o dílo (podmínky, dodavatel, číslo účtu). Faktura za pohoštění musí být doložena rozpisem konzumace a údajem o příležitosti a počtu účastníků.

• u dodávek materiálu na množství a jakost materiálu, správnost ceny za jednotku množství a na celkovou cenu

4.2.1.3 Příjem faktur

Podatelna zapíše doporučené faktury, které předá k zapsání sekretariátu THS. Sekretariát THS všechny faktury (doporučené i ostatní) zapíše do knihy pod pořadové číslo, datum, adresu odesílatele, čeho se faktura týká, a další a připojí "Vybavovací doklad faktury" (viz příloha č......). Tentýž den se předají faktury referátům THS k označení úkolů v návaznosti na interní žádanky a bezprostředně jsou předány finanční účtárně. Účtárna pak již je jako doklady zapíše do knihy faktur, přezkoumá formální správnost, označí je razítkem, zavede do počítače (název, cenu, var. symbol, splatnost...). Vrátí je zpět referátům, kteří ověří věcnou a finanční správnost, v počítači doplní číslo objednávky, rozkontují, jde-li o více úkolů, schválí, uzavřou a pošlou finanční účtárně, případně připojí doklady související s fakturou. Pokud referáty THS zajišťující nákup, službu aj. dle žádanek, kde musí být podpis příkazce a správce, znají věcnou správnost dodávky, pak potvrzují fakturu pro urychlení platby. V případech nejasností dodávek a u služeb či při chybějícím podpisu oprávněných příkazců a správců zasílají fakturu zpět na oddělení k věcnému ověření a potvrzení správnosti faktury a pak ji obratem vrátí do THS. Po úplném a správném vyplnění "Vybavovacího dokladu – faktury", tj. po přezkoušení věcné a obsahové správnosti faktury i z hlediska formální správnosti, odpovědný zaměstnanec účtárny vystaví "Příkaz k úhradě" (viz formulář, příloha č....).

4.2.2 Doklady k účtování a evidenci majetku

V případě zařazení investičního majetku (tj. dlouhodobého majetku) do evidence, referát MTZ označí na faktuře jméno uživatele. Účtárna předá fakturu referátu správy majetku, který jej označí a předá účtárně k zaúčtování. Podle faktury vystaví "Zaváděcí list", (viz příloha č. ....), který odešle do příslušného oddělení k převzetí do užívání s přidělením inventárního čísla. Po vrácení doplněného zaváděcího listu je majetek (DNHM, DHM) zaveden do technické evidence.

U drobného majetku referát majetku po obdržení faktury z finanční účtárny vyhotoví správce majetku převodku s inventárním číslem (identifikátorem) a zašle místně příslušnému vedoucímu pracovníkovi, který zajistí podpis přejímací osoby a ihned předá zpět do THS, kde se zaeviduje do evidence majetku.

Při kontrole faktur za pořízení dlouhodobého majetku referáty THS zajišťují spolu s příslušnými odděleními, zda fakturované stavební práce nebo dodávky odpovídají skutečnosti, a zda byly dodány dle smlouvy resp. objednávky, zda je přiložen rozpis prací, dodací listy, další dokumentační materiál nebo odkaz, kde je uložen.

Ve všech případech u dodávek, oprav i služeb nad 100 000 Kč musí být žádanka dále konkretizována v uzavřené hospodářské smlouvě, která se zpracovává v příslušném oddělení a s vedoucím THS.

Pokyny k ostatním platbám (režijní) vystavují odpovědní pracovníci THS na základě dokladů a smluv, které musí obsahovat všechny náležitosti, včetně schválených podpisů příkazců a správců. Po výpisu z účtu, tj. po úhradě, pracovník účtárny zaúčtuje do nákladu příslušného oddělení.

V návaznosti na "Přezkušování a oběh dokladů" je zpracována "Směrnice o nakládání s majetkem čj. .......,", která stanoví podrobné postupy pro pořizování, vyřazování, inventarizaci, evidenci a ochranu majetku.

4.2.3 Doklady k účtování o mzdách, odvodu pojistného sociálního a zdravotního pojištění, daně ze mzdy a srážek mezd

Podkladem pro účtování o mzdách jsou sestavy zpracované mzdovou účtárnou, a to:

• rekapitulace složek mezd,

• nákladová rekapitulace vyplacených mezd podle volitelné hladiny mezd a číselníku započitatelnosti,

• kalkulace nákladů rekapitulace,

• hromadné příkazy k úhradě pojišťovnám, bankám a finančnímu úřadu.

Příkazcem u všech dokladů mzdových účtování je pracovnice práce a mezd, správcem rozpočtu je ředitel ústavu.

Mzdové doklady

Rozhodnutí o změnách pracovního zařazení, úvazku, platu, apod. k 1. dni v měsíci předkládají vedoucí oddělení – správci rozpočtu řediteli ústavu 7 dní předem.

Dále předkládají správci rozpočtu mzdovému a personálnímu referátu návrh na přiznání odměn a návrhy dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr, dovolenky, potvrzení, nároky ze sociálního pojištění a nemocenského pojištění (tzn. Nemocenské dávky, dávky ošetřování člena rodiny, mateřské dávky), dále předkládají návrhy na přiznání odměn k životnímu jubileu, prvnímu ukončení pracovního poměru po přiznání důchodu (starobního či invalidního). Řešitel grantu či projektu jako příkazce předkládá odměny z účelových prostředků ke schválení vedoucímu oddělení. Všechny mzdové doklady z prostředků ústavu musí být podepsány správcem rozpočtu ředitelem ústavu (tzn. je připojen podpisový záznam včetně okamžiku – data připojení podpisového záznamu).

.

4.2.4 Doklady při poskytování náhrad výdajů při pracovních cestách

4.2.4.1 Tuzemské pracovní cesty

Před zahájením pracovní cesty musí zaměstnanec vyplnit formulář "Cestovní příkaz" (viz příloha č....), který schvaluje svým podpisem příkazce operace a správce rozpočtu. Případnou zálohu na pracovní cestu schvaluje správce operace na cestovním příkazu. Pracovník žádá o zálohu předložením schváleného cestovního příkazu s uvedeným termínem cesty pokladnu ústavu. Výplatu zálohy poznamená pokladní v "Cestovním příkaze". Neuskuteční-li se cesta v uvedeném termínu, je zaměstnanec povinen nejpozději do 3 dnů zálohu vrátit. Po skončení pracovní cesty je povinen zaměstnanec předložit vyúčtování do 10 pracovních dnů. Po ukončení pracovní cesty doplní zaměstnanec "Cestovní příkaz" o náhrady cestovních výdajů, uvede všechny údaje rozhodné pro přiznání…