Doplňující informace k obecným pokynům

Povinnost vnitřních směrnic vyplývá z § 4 odst. 8 písm. w), § 7 odst. 5, 14 odst. 2, § 18 odst. 1, § 25 odst. 1 písm. k), § 27 odst. 1 písm. h), § 28 odst. 1 až 6, § 29 až 30 ZoÚ.

Další povinnosti vyplývají z prováděcích vyhlášek:

Vyhláška č. 410/2009 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, pro některé vybrané účetní jednotky a to zejména § 55 odst. 1 až 7; § 57 odst. 1 až 4, § 58 až 64; § 65 odst. 1 až 9; § 66 odst. 1 až 8; § 67 odst. 1 až 4; § 69 odst. 1 až 3; § 71 odst. 1 až 6; § 72 odst. 1 až 6; § 77 až 78.

Zákon č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole, ukládá řídící a kontrolní povinnosti zejména vedoucím pracovníkům, ale i ostatním zaměstnancům veřejné správy a samosprávy, kteří jsou účastníky samotných finančních procesů, nebo jsou za kvalitu těchto procesů odpovědni. V příslušných paragrafech zákona se o systému hovoří jako o vnitřním kontrolním systému (dále jen VKS). VKS vytváří příznivé kontrolní prostředí a jeho součástí je řídící kontrola a interní audit. Jedná se o složitější záležitost náročnou na nastavení parametrů v kombinaci funkčního i procesního řízení.

Zákon neobsahuje popis formálních a věcných náležitostí, opatření a kroků směřujících k výstavbě a potřebné konstrukci VKS, nejmenuje rozsah a četnost dokumentace o činnosti organizace. Pouze se omezuje na bližší vymezení kontroly z hlediska časového (kontrola předběžná, průběžná, následná) a vymezuje se vůči kompetencím a odpovědnostem v rámci řídící kontroly.

Řídící kontrola je důležitou součástí celého vnitřního uspořádání. Rozhodným způsobem ovlivňuje řídící procesy v organizaci. Efektivnost a účinnost řídící kontroly je závislá na způsobu horizontálního a vertikálního uspořádání v rámci systému.

Předmětem obojího uspořádání je:

1. stanovení záměrů a cílů,
2. stanovení omezujících podmínek,
3. vymezení kompetencí a odpovědností rozhodovacích procesů a prováděcích činností,
4. stanovení klíčových míst, obsah klíčových vazeb a obsah klíčových uzlů,
5. stanovení podmínek pro (okamžitou) nápravu,

a řada dalších, podle složitosti systému daných potřeb.

Odpovědnost za vybudování VKS je stanovena vedoucím (statutárním) pracovníkům (ředitelům organizací, ředitelům krajských úřadů, starostům). Na organizačním zajištění a při výstavbě se předpokládá kolektivní participace jednotlivých řídících pracovníků.

Vnitřní směrnice jsou nedílnou součástí potřebné dokumentace o stavu a úrovni VKS. Jsou hmatatelným a viditelným zdrojem pro zavedení a působení vnitřního kontrolního systému, spoluvytváří jej a činí procesy transparentními.

1. Podmínky závaznosti vnitřních předpisů

• Vnitřní předpisy jsou právně závazné nikoliv ze své podstaty, ale jen tehdy, jestliže mezi jejich vydavatelem a adresátem existuje vztah nadřízenosti a podřízenosti.

• Vydávající je povinen prokazatelně seznámit se zněním vnitřního předpisu všechny podřízené pracovníky, pro které je vnitřní předpis závazný. U vnitřních předpisů je významné právě prokazatelné seznámení. Právě toto seznámení (informace) je nezbytné například v případě soudního sporu, kdy je třeba dokázat, že příslušný (konkrétní) pracovník byl skutečně se zněním seznámen (podpisový záznam – podpis na vnitřním předpisu).

• Z vnitřních předpisů musí být jednoznačně patrné, pro koho jsou závazné.

• Vnitřní předpisy prošly předepsaným schvalovacím procesem.

• Vnitřní předpisy se neodvolávají na neexistující, neplatné obecně závazné právní normy.

• Vnitřní předpisy obsahují veškeré potřebné formální náležitosti.

2. Specifika vnitřní dokumentace

• společenská smlouva (zakladatelská smlouva, zakladatelská listina, v případě PO -zřizovací listina),

• statuty, stanovy,

• organizační a další řády,

• směrnice,

• pokyny,

• individuální řídící akty.

2.1. Společenská smlouva

Společenskou smlouvou se na základě ustanovení obchodního zákoníku zakládají tyto obchodní společnosti:

• veřejná obchodní společnost,

• komanditní společnost,

• společnost s ručením omezeným.

2.1.1. Zakladatelskou smlouvou se podle ustanovení obchodního zákoníku zakládají akciové společnosti.

Zakladatelská listina se používá pouze v případě, kdy je jen jeden zakladatel. Obchodní zákoník vymezuje základní obsah výše uvedených dokumentů, tzn. obchodní jméno, sídlo společnosti, určení společníků, předmět podnikání. Tyto dokumenty mohou obsahovat i další informace.

2.1.2. Zřizovací listina

Organizační předpis (statut, resp. zřizovací listina, stanovy a organizační řády) upravuje vnitřní strukturu jednotlivých organizací a některé náležitosti, které mají význam pro právní vztahy organizací.

Jejími obvyklými náležitostmi jsou:

1. označení zřizovatele (s vyznačením organizačně právního uspořádání),
2. název, sídlo organizace a její identifikační číslo (název musí vylučovat možnost záměny s názvy jiných organizací),
3. vymezení základního účelu a tomu odpovídajícímu předmětu činnosti,
4. označení statutárních orgánů,
5. vymezení majetku, k němuž má příspěvková organizace právo hospodaření a příspěvková (obecní) blíže definovaná práva ve smyslu obchodního a občanského zákoníku, resp., který jí byl dán do správy,
6. vymezení doby, na kterou je organizace zřizována.

Předepsané náležitosti nově zřizovaných příspěvkových organizací obsahuje nově ustanovení § 27 odst. 2 zákona č. 250/2000 Sb. Zřizovatel vydá o vzniku příspěvkové organizace zřizovací listinu (její náležitosti viz směrnice Zřizování příspěvkových organizací).

2.2. Stanovy

Stanovy se podle obchodního zákoníku vydávají pro společnosti s ručením omezeným, akciové společnosti a družstva. Na rozdíl od akciových společností a družstev není u společností s ručením omezeným přijetí stanov povinné. Jejich přijetí je věcí dohody společníků.

U akciových společností musí obsahovat ustanovení v souladu s ustanovením obchodního zákoníku. Podobně povinný obsah stanov družstva vymezuje obchodní zákoník.

Obecně stanovy vyplývají z podmínek daných obecně závaznými a věcně příslušnými předpisy a proto jsou užitečné a bývají součástí organizačních norem Územních samosprávných celků např. městských částí, výborů a podobně.

2.3. Řády

Řády jsou považovány za předpisy, jimiž se v účetní jednotce stabilizují důležité systémy nebo podsystémy, určují její strukturu a základní pravidla vnitřního pořádku. Obecně jsou rozlišovány řády typu organizačního, sociálního, technického a ekonomického.

• Organizačního charakteru – organizační řád, organizační schéma, pracovní místa.

• Sociálního charakteru jsou např. pracovní řád, mzdový a platový řád, prémiový řád apod.

• Technického charakteru je např. spisový řád, archivní řád, řády pro jednání rad a komisí, jednací řády, kontrolní řády apod.

• Ekonomického charakteru je např. iniciace rozpočtu a rozpočtových opatření, rozdělení pravomocí a odpovědností nakládání s majetkem, rozpočtovými příjmy a výdaji, stanovení závazných ukazatelů, limitů apod.

Organizační řád je vrcholový řád, uspořádávající organizační systém jako celek a to v celé účetní jednotce (organizaci) i v jejích jednotlivých organizačních jednotkách. Je nutné předpokládat, že příprava a vydání organizačního řádu příslušné účetní jednotky, si vyžádá obvykle delší časový interval. Ostatní jmenované řády se odvíjí od vytvořeného organizačního řádu a popisu pracovních míst.

2.4. Směrnice

Směrnice jsou vnitřní předpisy, jimiž se podrobněji upravují vlastnosti a chování prvků některých systémů v účetní jednotce. Určují se jimi:

1. způsoby vykonávání jednotlivých funkcí účetní jednotky nebo jejich prvků (např. průběh příslušných – určitých procesů),
2. konkretizují funkční náplně,
3. vztahy prvků při vykonávání těchto funkcí (např. způsob účasti organizačních míst na určitém procesu, obsah a cesty nosičů informací v určitém procesu apod.).

Úkolem (podrobných) směrnic je:

• rozpracovat některé oblasti činností do takových podrobností, jak to vyžaduje potřeba racionálního plnění funkcí účetní jednotky a jejích organizačních prvků,

• upravovat činnosti a vlastnosti, jak to vyžadují právní předpisy, nebo pro které se úprava považuje z hlediska účetní jednotky za potřebnou a užitečnou z hlediska významu, opakovanosti výskytu apod.,

• aby obsahovaly ustanovení natolik stálá, aby se podle nich mohly vytvářet účelné stereotypy chování a aby zajistily automatické fungování, avšak ponechávaly prostor pro sebeuplatňování a aktivitu příslušných pracovníků zabývajících se příslušnou oblastí (problematikou).

Pokud se týká vypracování a vydávání směrnic osvědčuje se, když směrnice jsou vydávány jedním útvarem (vydávání by měl zastřešovat jeden útvar) účetní jednotky. To nepopírá účelnou spolupráci všech zainteresovaných stran při zpracování směrnic a jejich aktualizaci.

2.5. Pokyny

Pokyny jsou vnitřní předpisy vydávané zmocněnými vedoucími jednotlivých organizačních útvarů k tomu, aby se upravily některé vybrané činnosti, vykonávané pracovníky těchto útvarů při plnění jejich funkcí.

Jsou určeny především k podrobnějšímu rozvedení některých ustanovení směrnic, týkající se určitého útvaru, pro který nebyly dosud vydány směrnice.

2.6. Individuální řídící akty

Vnitřními předpisy se stanovují a vymezují pravidla chování v předpokládaných opakovaných situacích.

V případě individuálních řídicích…