Finanční kontrola v příspěvkové organizaci

5.2.11.2

Finanční kontrola v příspěvkové organizaci

Mgr. Pavel Bláha

1. Směrnice nastavuje vnitřní kontrolní systém a výkon finanční kontroly (dále jen "směrnice“) podle zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně některých zákonů (dále jen "zákon o finanční kontrole“), ve znění pozdějších předpisů, a vyhlášky č. 416/2004 Sb., kterou se provádí zákon o finanční kontrole (dále jen "prováděcí vyhláška“).

2. Účelem této směrnice je nastavit, v návaznosti na organizační řád příspěvkové organizace vnitřní kontrolní systém, který v příspěvkové organizaci:

• vytváří podmínky pro hospodárný, efektivní a účelný výkon příspěvkové organizace,

• je způsobilý včas zjišťovat, vyhodnocovat a minimalizovat provozní, finanční, právní a jiná rizika s plněním schválených záměrů a cílů příspěvkové organizace,

• zahrnuje postupy pro včasné podávání informací příslušným úrovním řízení o výskytu závažných a plněných opatřeních k jejich nápravě.

3. Směrnice upravuje:

• řídící kontrolu příjmových a výdajových operací a nakládání s veřejnými prostředky (Kromě financí sem spadají dále věci, majetek a majetková práva příspěvkové organizace. Dále i majetek zřizovatele, se kterým je příspěvková organizace oprávněna disponovat v rozsahu oprávnění k disponování stanoveném zřizovatelem.) příspěvkové organizace,

• interní audit, pokud je zřízen.

4. Směrnice je závazná pro všechny osoby, které vykonávají řízení a kontrolu veřejných financí (veřejných příjmů a výdajů) a veřejných prostředků příspěvkové organizace, nebo se na nich podílejí

1. Ředitel PO a všechny osoby, které se podílí na hospodaření s veřejnými financemi a veřejnými prostředky, zajistí, že je s nimi nakládáno v souladu se zákony, předpisy a opatřeními přijatými orgány příspěvkové organizace a dále účelně, hospodárně a efektivně a bude tak dosahováno cílů finanční kontroly tzn.:

1. správnosti finanční a majetkové operace příspěvkové organizace to znamená, že operace bude v souladu s právními předpisy a opatřeními přijatými orgány příspěvkové organizace
2. optimálního vztahu mezi její hospodárností, účelností a efektivností (dále jen kritéria 3E), přičemž použití veřejných prostředků bude:

   • účelné, to znamená, že dosažené výsledky zajistí optimální míru naplnění předpokládaných cílů,

   • hospodárné to znamená, že zdroje budou k dispozici v odpovídající kvalitě, ve správném množství, ve správnou dobu a za co nejvýhodnější cenu,

   • efektivní, čímž se dosáhne nejvýše možného rozsahu, kvality a přínosu plněných úkolů ve srovnání s objemem prostředků vynaložených na jejich plnění.

   • Pokud nejsou kritéria 3E stanovena právními předpisy, technickými nebo jinými normami stanoví je předem ředitel příspěvkové organizace, na základě objektivně zjištěných skutečností a s ohledem na schválený rozpočet příspěvkové organizace.

2. Schvalovací postupy v rámci finanční kontroly mohou být prováděny jak v papírové, tak v elektronické podobě. V případě využití elektronických prostředků není vyžadováno použití kvalifikovaného, uznávaného nebo zaručeného elektronického podpisu, vždy však je nutné, aby se jednalo o nezaměnitelný záznam zaměstnance vykonávajícího některý z úkonů finanční kontroly (např. záznam v informačním systému), ke kterému byl řádně pověřen.

3. Předběžná řídící kontrola dle úpravy vyhlášky č. 416/2004 Sb., se neprovádí u majetkových operací, které nemají charakter příjmu nebo výdaje z veřejného rozpočtu (darování nebo bezúplatné převody). Schválení těchto dispozic však musí být provedeno v rámci příslušných schvalovacích aktů a postupů příspěvkové organizace nebo zřizovatele, pokud si to zřizovatel vyhradil.

4. Předběžná řídící kontrola se dále neprovádí u příjmových a výdajových operací, u kterých příspěvková organizace a její orgány nebo zaměstnanci nemůžou ovlivnit uskutečnění nebo výši příjmu nebo výdaje. U těchto operací však musí být provedena následná řídící kontrola.

5. Předběžná řídicí kontrola před vznikem závazku musí proběhnout v momentě, kdy je možné tyto parametry ovlivnit, tj. např. před vyhlášením výběrového řízení (respektive před předložením materiálu kompetentnímu rozhodovacímu orgánu). Pokud dojde k tomu, že rozhodovací orgán (zřizovatel – obec nebo město) schválí jiné parametry operace, než byly v rámci předběžné kontroly předkládaného materiálu navrženy, zodpovídá následně zaměstnanec příspěvkové organizace v pozici příkazce operace (dále i "PO") nebo správce rozpočtu (dále i "SR") před vznikem nároku nebo závazku příspěvkové organizace pouze za správnost a úplnost realizace příjmů a výdajů, nebo změny rozpočtu, které věcně schválil příslušný rozhodovací orgán, který má ke schválení kompetenci. Ředitel nebo zaměstnanec příspěvkové organizace stanovený jako PO nebo SR v tomto případě odpovídá za realizaci schválené operace v rozsahu schváleného usnesení nebo jiného právního aktu příslušného rozhodovacího orgánu zřizovatele.

1. Řídící kontrola bude prováděna ve fázích:

• předběžná, před zahájením příjmové, výdajové nebo majetkové operace,

• průběžná, po zahájení příjmové, výdajové nebo majetkové, a to až do okamžiku jejího ukončení, vyúčtování a vypořádání,

• následná kontrola, která je následným zhodnocením výsledků příjmové, výdajové nebo majetkové operace.

2. Předběžná řídící kontrola se soustřeďuje na prověření právního, ekonomického, rozpočtového a účetního základu finanční nebo majetkové povahy plánované a připravované příjmové, výdajové nebo majetkové operace.

3. Předběžnou řídící kontrolu plánovaných a připravovaných operací zajišťují:

1. ředitel příspěvkové organizace nebo vedoucí zaměstnanci příspěvkové organizace pověření ředitelem příspěvkové organizace k nakládání s veřejnými prostředky a majetkem příspěvkové organizace jako příkazci operací,
2. pověřený (vedoucí)zaměstnanec odpovědný za správu rozpočtu příspěvkové organizace jako správce rozpočtu
3. pověřený (vedoucí) zaměstnanec odpovědný za vedení účetnictví příspěvkové organizace jako hlavní účetní (dále i "HÚ“).

4. Zaměstnanci příspěvkové organizace mohou být rovněž pověřeni jako ověřovatelé příjmů a dále mohou být pověřeni prováděním průběžné a následné kontroly. O jejích výsledcích a případně o vznikajících rizicích bez zbytečného odkladu informují ředitele příspěvkové organizace.

5. Ředitel příspěvkové organizace v souladu s § 26 zákona č. 320/2001 Sb. v rámci příspěvkové organizace písemně pověřuje zaměstnance příspěvkové organizace výkonem funkce PO (vedoucí, jsou-li v PO). Dále ředitel příspěvkové organizace pověřuje zaměstnance příspěvkové organizace výkonem funkce SR a HÚ. V případě nepřítomnosti PO, SR nebo HÚ plní jejich funkce pověřený zástupce. Pověřit jednoho zaměstnance příspěvkové organizace, který by zároveň o operaci rozhodl jako PO a schválil ji rovněž jako SR a HÚ je nepřípustné!

6. Na návrh PO může SR v rámci příspěvkové organizace stanovit, v rámci kontrolního zajištění finančního krytí předpokládaných operací a s tím souvisejících závazků, jejichž věřitel a výše nejsou předem známy, tzv. limitovaný příslib.

7. Vzor Pověření k výkonu řídící kontroly. Jedno vyhotovení je uloženo na sekretariátu ředitele příspěvkové organizace a druhé u účetní příspěvkové organizace. Originály podpisových vzorů pověřených zaměstnanců pro ty operace, které jsou podepisovány vlastnoručním podpisem, jsou uloženy u účetní příspěvkové organizace.

8. Pokud používají ředitel příspěvkové organizace, PO, SR a HÚ nebo pověření zaměstnanci příspěvkové organizace v rámci řídící kontroly výhradně elektronický podpis, se podpisové vzory nevypracovávají ani neukládají. To platí i pro nezaměnitelný záznam v informačním systému příspěvkové organizace.

9. Pokud ředitel příspěvkové organizace a pověření zaměstnanci příspěvkové organizace jako PO schválí operaci, na kterou se vztahuje postup dle jiného právního předpisu a zároveň i postup pro finanční kontrolu, má se za to, že schválení dle jiného právního předpisu představuje zároveň i schválení v režimu finanční kontroly.

1. Cílem předběžné řídící kontroly příjmových operací je, v případě veřejných příjmů vznikl příspěvkové organizaci nárok na příjem řádně tzn.:

• od správného dlužníka,

• včas, nebo ve lhůtě, kdy mají být uhrazeny,

• ve správné výši.

2. Schvalovací postup při předběžné řídící kontrole se provádí před právním úkonem, kterým vzniká nárok na veřejný příjem a PO prověří:

• soulad připravované operace se stanovenými úkoly a schválenými záměry a cíli příspěvkové organizace,

• správnost operace to znamená dodržení právních předpisů a schválených opatření příspěvkové organizace v mezích právních předpisů,

• dodržení kritérií 3E (účelnost, hospodárnost a efektivnost),

• rizika, která se v průběhu uskutečňování operace mohou vyskytnout a stanoví případná opatření k jejich odstranění nebo zmírnění,

• a garantuje, že připravovaná operace je doložena věcně správnými a úplnými podklady.

2. Předběžná řídicí kontrola se neprovádí u příjmů uvedených v čl. II body 3 a 4 této směrnice.

3. PO rozhodne o schválení příjmu a vyhotoví o tom záznam.

4. U příjmů, které schvaluje rozhodovací orgán příspěvkové organizace (zřizovatel), se projednání v orgánu zřizovatele a jeho závěry vyznačí v záznamu o provedení předběžné řídicí kontroly před vznikem nároku na příjem.

1. Cílem průběžné řídící kontroly příjmových operací je ověřit zda:

• nárok příspěvkové organizace na příjem byl schválen oprávněným PO a shoduje se jeho podpis s podpisovým vzorem (byla podepsán elektronickým podpisem oprávněného PO) – ověřuje HÚ,

• příjem má hradit / uhradil správný dlužník,

• úhrada má proběhnout / proběhla ve správné výši,

• úhrada má proběhnout / proběhla včas, nebo ve stanovené lhůtě.

2. Řídící kontrolu příjmových operací po vzniku nároku příspěvkové organizace provádí PO a HÚ

3. PO schvaluje nárok na příjem před jeho odesláním dlužníkovi a vydá pokyn k plnění příjmu. Přitom ověří:

• správnost dlužníka,

• výši vzniklého nároku příspěvkové organizace,

• splatnost nároku příspěvkové organizace.

4. HÚ u příjmové operace v pokynu k plnění příjmu ověří, že u příjmové operace:

• připravovanou operaci podepsal oprávněný příkazce operace,

• byl správně určen dlužník, výše a splatnost vzniklého nároku v pokynu k plnění příjmů,

• jiné skutečnosti týkající se operace jako účetního případu a neshledal nedostatky,

• shledal nedostatky spočívající v:............... vrací operaci zpátky řediteli příspěvkové organizace nebo PO.

5. Pokud případy, kdy jsou veřejné prostředky připisovány na bankovní účet příspěvkové organizace (příp. do pokladny), stanoví příspěvková organizace ověřovatele připisovaných položek, kteří prověřují, zda byly připsány od správné osoby (dlužníka), včas a ve správné výši. Toto ověření provede před zaúčtováním příjmu do účetnictví příspěvkové organizace.

6. V případě, že ověřovatel zjistí, že veřejné prostředky nebyly připsány (uhrazeny do pokladny) včas, ve správné výši nebo od správné osoby (dlužníka):

1. ověří existenci, výši a splatnost pohledávky,
2. identifikuje a vyhodnotí rizika, které s příjmovou operací souvisí a případně navrhne opatření k jejich vyloučení nebo zmírnění.

7. Ověřovatel vyhotoví o úkonech podle předchozího odstavce záznam a předá ho spolu s ostatními podklady příkazci operace.

8. Příkazce operace na základě záznamu a souvisejících podkladů rozhodne o dalším postupu.

1. Cílem předběžné řídící kontroly výdajových operací před vznikem závazku je ověřit:

• nezbytnosti uskutečnění připravované operace pro plnění úkolů příspěvkové organizace,

• správnosti operace zejména ve vztahu k dodržení právních a schválených opatření příspěvkové organizace v mezích právních předpisů,

• dodržení postupů a podmínek stanovených pro zadávání veřejných zakázek,

• dodržení kritérií stanovených pro hospodárný, efektivní a účelný výkon příspěvkové organizace,

• řízení rizik, která se v průběhu uskutečňování operace mohou vyskytnout a stanovení případných opatření k jejich odstranění nebo zmírnění,

• doložení připravované operace věcně správnými a úplnými podklady.

Svým podpisem PO potvrzuje oprávněnost, nezbytnost a správnost připravované operace k přípravě závazku a spolu s veškerými podklady předá SR.

2. Schvalovací postup při předběžné řídící kontrole výdajů provádí PO před právním úkonem, kterým vzniká závazek k veřejnému výdaji, nebo v případě veřejných zakázek před zahájením zadávacího řízení, a prověří skutečnosti uvedené v předchozím bodu této směrnice.

3. V případě potencionálních rizik tato PO identifikuje a navrhne opatření k jejich odstranění, nebo zmírnění

4. Poté PO rozhodne o schválení nebo neschválení předpokládané výdajové operace formou návrhu individuálního příslibu, který, pokud je schválen, předá k posouzení správci rozpočtu (spolu s příslušnými podkladovými doklady k výdajové operaci)

5. Správce rozpočtu ověří zda:

• byla připravovaná výdajová operace schválena příkazcem operace v rozsahu jeho oprávnění,

• je podpis příkazce operace shodný s podpisovým vzorem (byla podepsána elektronickým podpisem oprávněného PO),

• je výdajová operace v souladu se schválenými veřejnými výdaji, (programy, projekty, uzavřenými smlouvami nebo jinými rozhodnutími o nakládání s veřejnými prostředky příspěvkové organizace),

• výdajová operace odpovídá pravidlům stanoveným zvláštními právními předpisy pro financování činnosti příspěvkové organizace,

• byla výdajová operace prověřena v souvislosti s rozpočtovými riziky.

6. SR před vznikem závazku v případě připravovaných veřejných zakázek (tzn. před vyhlášením výběrového řízení tj. v zásadě před schválením Zadávací dokumentace nebo Výzvy k podání nabídek) dále prověří:

• zda připravovaná veřejná zakázka odpovídá pravidlům stanoveným zvláštními právními předpisy (zejména zákona č. 250/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech územních rozpočtů, ve znění pozdějších předpisů),

• zda v Zadávací dokumentaci nebo Výzvě k podání nabídek došlo k ošetření rozpočtových rizik, která se jejím uskutečňováním mohou vyskytnout a byla přijata opatření k vyloučení těchto rizik.

7. SR na základě posouzení výše uvedených skutečností, rozhodne o schválení (příp. neschválení) výdajové operace. Schválení skutečností podle odstavce 5 potvrdí svým podpisem na individuální příslib.

8. Pokud SR shledá při předběžné řídicí kontrole připravované operace nedostatky, přeruší schvalovací postup a oznámí své zjištění písemně příkazci operace s uvedením důvodů a případně přiloží další doklady o oprávněnosti svého postupu.

9. Pokud schvalovací doložku obsahuje výstup z informačního systému příspěvkové organizace, uvede se schválení příjmu ze strany PO na tomto dokumentu a může být vyznačeno přímo schválením úkonu v elektronickém systému příspěvkové organizace. Lze použít i schvalovací razítko nebo vlastnoruční podpis na příslušném dokumentu. Totéž platí i pro SR.

10. U výdajů, jejichž schválení si vyhradil zřizovatel příspěvkové organizace, případně u dalších rizikových výdajů se použije vzor individuálního příslibu.