Kontrolní řád města

Kontrolní řád je interní dokument MĚSTA a je přístupný Intranetu města. Zásady vydávání, změny, archivace a skartace řízeného dokumentu jsou popsány v Příručce modulu správy řízených dokumentů č.... Charakter řízeného dokumentu mají pouze výtisky evidované v rozdělovníku výtisků, všechny ostatní kopie nejsou řízeným dokumentem.

Přehled změn

Identifikační údaje organizace:

MĚSTO ::::::::

Sídlo :

Bližší identifikace:

Statutární zástupce:.,

IČO:

Struktura

Vybrané právní předpisy:

1. Zákon č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě, ve znění pozdějších předpisů

2. Vyhláška č. 416/2004 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně některých zákonů (prováděcí předpis k zákonu o finanční kontrole)

3. Zákon č. 255/2012 Sb., o kontrole (kontrolní řád), ve znění pozdějších předpisů

(1) Tímto kontrolním řádem se zavádí vnitřní kontrolní systém dle zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, (dále jen "zákon o finanční kontrole“) v orgánu veřejné správy – město xxxxxxx.

(2) Kontrolní řád města xxxxxxx (dále jen "kontrolní řád“) je vnitřní předpis, který upravuje kontrolní systém Městského úřadu xxxxxxx (dále jen "MěÚ“), práva a povinnosti zaměstnanců města zařazených do MěÚ a Městské policie (dále jen "MěP“), práva a povinnosti zaměstnanců pověřených výkonem kontrolní činnosti, práva a povinnosti zaměstnanců Útvaru interního auditu a kontroly a úlohu organizačních jednotek v kontrolním systému.

(3) Cílem tohoto kontrolního řádu je vytvořit podmínky pro hospodárný, efektivní a účelný výkon veřejné správy, zabezpečení včasného zjišťování, vyhodnocování a minimalizace provozních, finančních, právních a jiných rizik vznikajících v souvislosti s plněním schválených záměrů a cílů Města xxxxxxxxx (dále jen "města“).

(4) Kontrolní systém zahrnuje veřejnosprávní kontrolu a vnitřní kontrolní systém.

(5) Kontrolní systém je nedílnou součástí systému finančního řízení. Získává objektivní informace o tom, zda jednotlivé odbory a jimi řízené organizační složky, příspěvkové organizace (dále jen "PO“) a MěP postupují v souladu s obecně závaznými právními normami a vnitřními předpisy města a MěÚ a zda uskutečňují operace hospodárně, efektivně a účelně.

(6) Kontrolní řád v rámci organizačního uspořádání MěÚ upravuje práva a povinnosti vedoucích zaměstnanců, jimi řízených organizačních jednotek, MěP a zaměstnanců pověřených kontrolní činností.

Pro účely tohoto opatření a v souladu se zákonem o finanční kontrole se rozumí:

(1) Orgánem veřejné správy se rozumí město xxxxxxx.

(2) Vedoucím orgánu veřejné správy je starosta města.

(3) Veřejnými prostředky jsou veřejné finance, věci, majetková práva a jiné majetkové hodnoty patřící městu xxxxxx.

(4) Veřejnou finanční podporou se rozumí poskytování dotací, grantů, příspěvků a návratných finančních výpomocí z rozpočtu města xxxxxxx

(5) Správností finanční a majetkové operace (dále jen "operace") je její soulad s právními předpisy a dosažení optimálního vztahu mezi její hospodárností, efektivností a účelností.

(6) Hospodárností je takové použití veřejných prostředků, které vede k zajištění stanovených úkolů s co nejnižším vynaložením těchto prostředků, a to při dodržení odpovídající kvality plněných úkolů.

(7) Efektivností je takové použití veřejných prostředků, kterým se dosáhne nejvýše možného rozsahu, kvality a přínosu plněných úkolů ve srovnání s objemem vynaložených prostředků.

(8) Účelností je takové použití veřejných prostředků, které zajistí optimální míru dosažení cílů při plnění stanovených úkolů.

(9) Kontrolním orgánem se rozumí orgán veřejné správy oprávněný vykonávat finanční kontrolu u kontrolovaného subjektu.

(10) Finanční kontrolou se rozumí veškerá kontrola vykonávaná dle ustanovení zákona o finanční kontrole jako součást systému finančního řízení zabezpečujícího hospodaření s veřejnými prostředky. Člení se na veřejnosprávní kontrolu, finanční kontrolu podle mezinárodních smluv a vnitřní kontrolní systém.

(11) Veřejnosprávní kontrolou se rozumí kontrola hospodaření s veřejnými prostředky prováděná u PO v působnosti města a u příjemců veřejné finanční podpory z rozpočtu města nebo u žadatelů o tuto podporu.

(12) Vnitřní kontrolní systém zahrnuje řídící kontrolu a interní audit.

(13) Řídící kontrolou (kontrolou při řízení) se rozumí kontrola zajišťovaná odpovědnými vedoucími zaměstnanci organizačních jednotek v rámci své řídící působnosti vymezené v organizačním řádu při přípravě, schvalování, sledování, konečném vypořádání a vyúčtování operací a následném prověření správnosti vybraných operací.

(14) Interním auditem se rozumí nezávislé a objektivní přezkoumávání a vyhodnocování operací a vnitřního kontrolního systému orgánu veřejné správy.

(1) Veřejnosprávní kontrola je prováděna zaměstnanci pověřenými k výkonu kontrolní činnosti na základě písemného pověření kontrolního orgánu. K základním úkolům veřejnosprávní kontroly patří zejména:

a) kontrolovat hospodaření s veřejnými prostředky u příspěvkových organizací, které jsou zřízeny městem,

b) vykonávat kontrolu u žadatelů o veřejnou finanční podporu nebo u příjemců veřejné finanční podpory, kterou jim město poskytuje,

(2) Vzájemné vztahy mezi kontrolním orgánem města a kontrolovanou osobou při výkonu veřejnosprávní kontroly na místě se řídí částí třetí, zákon č. 255/2012 Sb., o kontrole (kontrolní řád), ve znění pozdějších předpisů – Základní pravidla kontrolní činnosti (Kontrolní řád), nestanoví-li zákon o finanční kontrole jinak.

(3) Vedoucí kontrolního orgánu je z důvodu vyloučení střetu veřejného zájmu se zájmy osobními povinen zajistit, aby zaměstnanci, kteří vykonávají veřejnosprávní kontrolu, ani osoby jim blízké nebyly ke kontrolovaným osobám nebo k předmětu této kontroly v právním nebo jiném vztahu, který vzbuzuje důvodné pochybnosti o objektivnosti jejich výkonu.

(4) Zaměstnanec pověřený k výkonu kontrolní činnosti bude kontrolu provádět na základě písemného pověření k provedení veřejnosprávní kontroly na místě. Pověření bude obsahovat minimálně tyto náležitosti:

a) přesný název a sídlo orgánu provádějícího kontrolu,

b) přesný název (jméno) a sídlo nebo bydliště kontrolovaného subjektu,

c) podle kterých právních předpisů bude kontrola prováděna,

d) druh veřejnosprávní kontroly na místě (předběžná, průběžná, následná),

e) jméno a příjmení zaměstnance pověřeného k výkonu kontrolní činnosti,

f) vymezení předmětu kontroly v základních bodech,

g) datum vystavení pověření,

h) podpis starosty města, resp. vedoucího řídicího odboru.

(5) Zaměstnanci provádějící kontrolu jsou zejména oprávněni:

a) vykonávat kontrolu u kontrolované osoby na místě pouze v takovém rozsahu, který je nezbytný ke splnění účelu kontroly,

b) požadovat od kontrolovaných osob, aby ve stanovené lhůtě předložily originální doklady, záznamy dat prostředků výpočetní techniky a další potřebné podklady ke kontrole a poskytly úplné a pravdivé informace o kontrolovaných, zjišťovaných a souvisejících skutečnostech,

c) požadovat na kontrolovaných osobách poskytnutí pravdivých a úplných informací o zjišťovaných a souvisejících skutečnostech,

d) zajišťovat v odůvodněných případech doklady, jejichž převzetí musí kontrolované osobě písemně potvrdit a ponechat jí kopie převzatých dokladů,

e) požadovat po kontrolovaných osobách, aby po provedené kontrole podaly ve stanovené lhůtě písemnou zprávu o přijatých opatřeních k odstranění zjištěných nedostatků a o plnění těchto opatření,

f) v případech stanovených zákonem ukládat pokuty,

g) vyžádat u kontrolované osoby předložení výsledků předchozích kontrol, které mají vztah k předmětu vykonávané kontroly.

(6) Zaměstnanci provádějící kontrolu jsou zejména povinni:

a) oznámit kontrolované osobě zahájení kontroly a prokázat se jí pověřením k provedení kontroly,

b) dbát práv a právem chráněných zájmů kontrolovaných osob,

c) předat neprodleně převzaté písemnosti kontrolované osobě, pominou-li důvody jejich převzetí,

d) zajistit řádnou ochranu odebraných originálních dokladů proti jejich ztrátě, zničení, poškození nebo zneužití,

e) pořizovat o výsledcích kontroly protokol, seznámit kontrolovanou osobu s jeho obsahem a předat jí stejnopis protokolu,

f) zachovávat mlčenlivost o všech skutečnostech, o kterých se dozvěděli při výkonu kontroly, a nezneužít těchto skutečností, tuto povinnost nemají vůči starostovi města a dalším osobám a orgánům, u kterých to vyplývá z platné právní úpravy a vnitřních předpisů.

Výkon a vymezení rozsahu veřejnosprávní kontroly jako součásti systému finanční kontroly je upraveno zákonem o finanční kontrole (viz článek 1, odst. 1). Kontrola zahrnuje finanční kontrolu skutečností rozhodných pro hospodaření s veřejnými prostředky, zejména při vynakládání veřejných výdajů včetně veřejné finanční podpory u kontrolovaných osob, a to před jejich poskytnutím, v průběhu jejich použití a následně po jejich použití:

(1) Předběžná veřejnosprávní kontrola posuzuje, zda plánované a připravované operace odpovídají stanoveným úkolům veřejné správy a jsou v souladu s právními předpisy, schválenými rozpočty, programy, projekty, uzavřenými smlouvami nebo jinými rozhodnutími o nakládání s veřejnými prostředky. Prověřuje podklady předložené kontrolovanými osobami pro připravované operace před jejich uskutečněním (zejména před přijetím rozhodnutí nebo uzavřením smlouvy).

(2) Průběžná veřejnosprávní kontrola prověřuje, zda kontrolované osoby

• dodržují stanovené podmínky a postupy při uskutečňování, vypořádávání a vyúčtování schválených operací,

• přizpůsobují uskutečňování operací při změnách ekonomických, právních, provozních a jiných podmínek novým rizikům,

• provádějí včas a přesně zápisy o uskutečňovaných operacích v zavedených evidencích a automatizovaných informačních systémech, a zda zajišťují včasnou přípravu stanovených finančních, účetních a jiných výkazů, hlášení a zpráv.

(3) Následná veřejnosprávní kontrola je vykonávána následně po vyúčtování finančních a majetkových operací a prověřuje, zkoumá a vyhodnocuje, zda:

• údaje o hospodaření s veřejnými prostředky věrně zobrazily zdroje, stav a pohyb veřejných prostředků, a zda tyto údaje odpovídaly skutečnostem rozhodným pro uskutečnění veřejných příjmů, výdajů a nakládání s veřejnými prostředky,

• přezkoumávané operace byly v souladu s právními předpisy, schválenými rozpočty, programy, projekty, uzavřenými smlouvami nebo jinými rozhodnutími přijatými v rámci řízení a splňovaly kritéria hospodárnosti, účelnosti a efektivnosti,

• opatření přijatá příslušnými orgány veřejné správy včetně opatření k odstranění, zmírnění nebo předcházení rizik byla kontrolovanými osobami plněna.

 V rámci kontrolního systému zaměstnanci pověření k výkonu kontrolní činnosti spolupracují s jednotlivými odbory městského úřadu a tajemníkem úřadu.

(1) Předběžnou a průběžnou veřejnosprávní kontrolu vůči PO vykonávají v souladu s organizačním řádem ty odbory úřadu, které u PO zajišťují a realizují rozhodnutí a záměry zřizovatele. Následnou veřejnosprávní kontrolu u PO vykonává Útvar interního auditu a kontroly, který je funkčně nezávislý, organizačně oddělený a starostovi přímo podřízený útvar a v samostatné působnosti zajišťuje činnosti v souladu se zákonem o finanční kontrole, v platném znění, a prováděcí vyhláškou č. 416/2004 Sb., v platném znění. Funkce útvaru interního auditu u PO města je v souladu s § 29 odst. 5 zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole nahrazena výkonem veřejnosprávní kontroly. V této návaznosti PO zřízené městem předkládají Roční zprávu o výsledcích finančních kontrol ve zkráceném rozsahu dle prováděcí vyhlášky.

U právnických osob založených městem vykonává kontrolu hospodaření dozorčí rada jmenovaná Radou města.

(2) Odbory provádějí kontrolní činnost v jimi řízených PO, u příjemců veřejné finanční podpory z rozpočtu města nebo u žadatelů o tuto podporu a v rámci své působnosti stanovené organizačním řádem. V této oblasti také spolupracují při následných veřejnosprávních kontrolách organizovaných a zabezpečovaných IAK.

(3) Vedoucí odborů městského úřadu jsou povinni zejména:

a) soustavně kontrolovat plnění stanovených a rozhodujících úkolů v oblasti svého působení,

b) porovnávat dosahované výsledky s výsledky minulých období a se stanovenými cíli,

c) provádět kontrolu dodržování vnitřních a právních předpisů a kontrolu správnosti, věrohodnosti a průkaznosti vykazovaných údajů v oblasti své působnosti,

d) na vyžádání pověřeného zaměstnance uvolnit odborné zaměstnance na kontrolní akce, kteří se při výkonu této kontrolní činnosti řídí pokyny vedoucího kontrolní skupiny,

e) poskytovat pověřeným zaměstnancům, případně přizvaným pověřeným osobám potřebné věrohodné informace a odborné konzultace,

f) využívat poznatky z kontrolní činnosti ke zvyšování celkové úrovně řídící a metodické práce v rámci své působnosti,

g) v případě zjištěných nedostatků neprodleně sjednat nápravu a přijmout účinná opatření, která zabrání jejich opakování, včetně vyvození důsledků vůči podřízeným zaměstnancům osobně odpovědným za jejich vznik,

h) zabezpečit zpracování zprávy o výsledcích finančních kontrol na základě realizovaných předběžných a průběžných veřejnosprávních kontrol v kalendářním roce v souladu s prováděcí vyhláškou. Tuto zprávu předložit ve stanoveném termínu vedoucímu IAK.

(4) Zaměstnanci provádějící následnou veřejnosprávní kontrolu jsou zejména oprávněni:

a) vstupovat do objektů, zařízení, provozů a na pozemky, pokud mají vztah k předmětu kontroly a není-li tato možnost vyloučena platnou právní úpravou,

b) požadovat po vedoucích kontrolovaných osob, aby ve stanovené lhůtě předložili originální doklady a další potřebné podklady ke kontrole a poskytli úplné a pravdivé informace o zjišťovaných a souvisejících skutečnostech,

c) zajišťovat v odůvodněných případech doklady, přičemž jejich převzetí musí být písemně potvrzeno,

d) požadovat po kontrolovaných osobách, aby po provedené kontrole podaly ve stanovené lhůtě písemnou zprávu o přijatých opatřeních k odstranění zjištěných nedostatků a o plnění těchto opatření,

e) požadovat po kontrolovaných osobách předložení výsledků předchozích kontrol majících vztah k předmětu kontroly.

(5) Zaměstnanci provádějící následnou veřejnosprávní kontrolu jsou zejména povinni:

a) prokázat se kontrolované osobě pověřením k provedení kontroly,

b) dbát práv a právem chráněných zájmů kontrolovaných osob,

c) předat neprodleně převzaté písemnosti kontrolované osobě, pominou-li důvody jejich zajištění, předání písemností zpět musí být rovněž písemně potvrzeno,

d) zajistit ochranu odebraných originálních písemností proti jejich ztrátě, zničení, poškození nebo zneužití,

e) zachovávat mlčenlivost o všech skutečnostech, o kterých se dozvěděli při výkonu kontroly, tuto povinnost nemají vůči starostovi a dalším osobám a orgánům, u kterých to vyplývá z platné právní úpravy a vnitřních předpisů.

Veřejnou finanční podporou se rozumí poskytování dotací, grantů, příspěvků a nenávratných finančních výpomocí z rozpočtu města a na základě platných pravidel města pro poskytování této veřejné finanční podpory (viz vnitřní směrnice "Poskytování dotací“).

(1) Předběžná veřejnosprávní kontrola bude provedena u všech žadatelů o poskytnutí veřejné podpory z rozpočtu města před podpisem příslušných smluv, které zavazují město k poskytnutí veřejné finanční podpory. Zaměstnancem pověřeným k výkonu kontrolní činnosti, prováděné předběžnou veřejnosprávní kontrolou, je vedoucí odboru, z jehož rozpočtu bude veřejná podpora poskytována. Předmětem kontroly budou zejména:

a) ověření statutárních listin žadatelů o veřejnou podporu (zřizovací listina, zakladatelská smlouva), výpis z obchodního rejstříku, popř. jiné státní evidence, která dokládá právní existenci žadatele o veřejnou finanční podporu; příslušný výpis z evidence, který není starší než 6 měsíců, musí být ověřen pověřeným zaměstnancem; v případě, že žadatelem o veřejnou podporu bude fyzická osoba (občan), bude ověřen doklad totožnosti a místo trvalého pobytu v registru obyvatel,

b) čestné prohlášení žadatele, ve kterém žadatel uvede:

• osobu oprávněnou k jednání za žadatele o podporu,

• zda vede účetnictví nebo daňovou evidenci, či bude řádně vést veškeré příjmy a výdaje vztahující se k veřejné finanční podpoře,

• že nemá vůči městu nedoplatky (závazky),

• že číslo bankovního účtu uvedeného v žádosti o veřejnou finanční podporu, na který budou prostředky z veřejné finanční podpory poskytnuty, je ve vlastnictví žadatele,

• že žadatel není v úpadku (konkurzu nebo vyrovnání).

Předběžná veřejnosprávní kontrola nemusí být prováděna na místě u žadatele, ale v prostorách městského úřadu. Žádost, která nebyla podrobena předběžné veřejnosprávní kontrole, nemůže být předložena ke schválení do příslušného orgánu města.

Smlouva o poskytnutí veřejné podpory může být podepsána až po ověření všech skutečností uvedených v odst. 1 a) a po splnění podmínek dle odst. 1 b)

Veřejná finanční podpora nemůže být poskytnuta, pokud:

a) nejsou splněny podmínky v odst. 1 b),

b) ostatní skutečnosti, které mohou vést k neúčelnému, nehospodárnému nebo neefektivnímu hospodaření s prostředky veřejné finanční podpory nebo k jejímu vynaložení, nebo jsou v rozporu se zákonem.

(2) Průběžná veřejnosprávní kontrola bude provedena na místě u žadatelů, kterým byla poskytnuta veřejná finanční podpora, a to na základě návrhu vedoucího odboru, z jehož rozpočtu byla veřejná podpora poskytnuta, nebo na základě rozhodnutí starosty města, Rady města nebo Zastupitelstvem města. Tuto kontrolu zajišťuje vedoucí odboru, z jehož rozpočtu byla veřejná finanční podpora poskytnuta. V rámci kontroly je možno požádat o spolupráci vedoucího odboru finančního. Výkonem kontroly mohou být pověřeni odborní zaměstnanci MěÚ, popřípadě přizvaná osoba. Předmětem kontroly, která bude provedena na místě u příjemce podpory, budou zejména tyto skutečnosti:

a) účetní zachycení veřejné finanční podpory,

b) účel využití prostředků z veřejné finanční podpory,

c) pokud je veřejná finanční podpora poskytnuta na nákup konkrétního majetku nebo služeb, fyzicky se ověří existence tohoto majetku nebo služeb, cenová přiměřenost a způsob výběru dodavatele majetku nebo služeb, jejich zachycení v účetní evidenci.

Pokud budou zjištěny nedostatky, další veřejná finanční podpora bude zastavena až do doby jejich odstranění.

(3) Následná veřejnosprávní kontrola bude provedena po skončení roku, nebo po ukončení akce, na které se podílely veřejné prostředky z rozpočtu města. Zaměstnanci pověření výkonem kontrolní činnosti, kteří provádějí následnou veřejnosprávní kontrolu společně, jsou zaměstnanci Útvaru interního auditu a kontroly, popřípadě přizvané osoby dle zákona o finanční kontrole.

Kontrola bude provedena u vybraného vzorku příjemců veřejných finančních podpor, a to zejména na základě následujících kritérií:

1. u příjemce veřejné finanční podpory, kde byly dříve problémy s vyúčtováním veřejné finanční podpory,

2. příjemce veřejné finanční podpory nedodal požadované podklady,

3. byly získány informace o tom, že veřejná finanční podpora nebyla použita na stanový účel apod.,

4. další…