Směrnice pro provedení inventarizace

Účetní jednotka: ......................... Označení: ....................................

Číslo: ....................................... Zpracoval: ....................................

Kontroloval: ............................... Platnost: .......................................

Závaznost: ................................. Datum vydání: ...............................

Vydává: .................................... Nahrazuje: ....................................

Doplňuje: ................................. Počet stran: ..................................

Přílohy: .....................................

1.1 Směrnice stanoví zásady pro provádění inventarizace majetku a závazků v účetní jednotce tak, aby splňovala požadavky stanovené zvláštními právními předpisy¹⁾. Proces inventarizace majetku a závazků je součástí vnitřní kontroly hospodaření s majetkem ve vlastnictví, s majetkem, k němuž má účetní jednotka právo hospodaření, právo užívání nebo jiné právo.

1.2 Inventarizace je proces zjišťování skutečného stavu majetku a závazků a ověřování správnosti jejich ocenění v účetnictví a porovnávání skutečných zjištěných stavů při fyzické nebo dokladové inventuře se stavy zaúčtovanými na příslušných účtech aktiv a pasiv v rozvaze, případně též na podrozvahových účtech.

1.3 Proces zahajuje sestavení plánu inventur a vydání písemného příkazu k provedení. Za vydání odpovídá ředitel (var. odpovědná osoba dle Čl. č... Směrnice č... Organizační řád). Inventarizace je ukončena k okamžiku schválení výsledků sumarizovaných v "Inventarizační zprávě". Zprávu schvaluje ředitel účetní jednotky (var. orgán nebo odpovědná osoba dle Čl. č... Směrnice č... Organizační řád) a k okamžiku vydání Inventarizační zprávy resp. Inventurním závěrem v případech dle vnitřní směrnice²⁾.

1.3.1 Inventarizační zprávou se rozumí shrnutí všech podstatných skutečností o všech provedených inventurách. Příloha inventarizační zprávy obsahuje seznam všech inventurních soupisů, dodatečných inventurních soupisů, inventurních zápisů a inventurních závěrů, pokud tyto skutečnosti nevyplývají z vnitřního předpisu nebo jiné dokumentace a informace o všech inventarizačních rozdílech a zúčtovatelných rozdílech.

1.4 Při Inventarizaci je postupováno tak, že je prováděno více inventur (fyzických a dokladových) a je ověřováno, zda zjištěný skutečný stav majetku odpovídá stavu v účetnictví. Uvedené skutečnosti jsou prováděny "na místě" za přítomnosti odpovědné osoby a členů inventarizační komise.

1.5 Předmětem inventarizace je veškerý majetek a závazky, v členění podle:

• místa umístění nebo uložení,

• odpovědných osob,

• zařazení do příslušných účtových tříd, skupin a případně též syntetických a analytických účtů, nebo účtů podrozvahových

• v případě finančního majetku, pohledávek a závazků též podle druhu měny (v případě položek v cizí měně) a s ohledem na termín splatnosti.

1.6 Předmětem inventur je veškerý majetek, který se v účetní jednotce ke dni, k němuž se stav majetku zjišťuje, nachází tj. zejména:

• vlastní majetek,

• majetek cizí např. vnesený občany nebo zaměstnanci do sídla účetní jednotky,

• majetek zapůjčený nebo pronajatý,

• majetek zřizovatele,

• majetek přijatý do úschovy nebo k opravám či úpravám od jiných osob,

• majetek, k němuž účetní jednotka uplatnila právo zástavního věřitele,

• majetek nalezený při inventurách, u něhož vlastník není znám

• vybraný majetek (tj. kulturní památky, archeologické nálezy, umělecké a jiné sbírky muzejní povahy).

1.7 Inventurní soupis je průkazný účetní záznam o zjištěných stavech majetku a závazků při prvotních inventurách. Dodatečný inventurní soupis je průkazný účetní záznam, kterým účetní jednotka prokazuje přírůstky nebo úbytky stavu ověřovaného majetku. Inventurní soupis musí mít náležitosti vymezené zákonem a zvláštní právním předpisem³⁾ a přílohou k této směrnici. Soupisy musí být opatřeny podpisovým záznamem členů inventurních komisí a odpovědné osoby včetně okamžiku připojení podpisového záznamu.

1.8 Zúčtovatelnými inventarizačními rozdíly se rozumí rozdíly mezi skutečným stavem zjištěným při inventuře a stavem vykázaným na příslušných rozvahových nebo podrozvahových účtech resp. položkách Rozvahy nebo knihy podrozvahových účtů a to v případech, kdy tyto rozdíly nelze prokázat způsobem stanoveným zákonem, o účetnictví nebo jinými způsoby či metodami.

1.8.1 Schodek vzniká v případě, že skutečný stav peněžní hotovosti v pokladně nebo stav cenin je nižší než stav zjištěný z účetnictví.

1.8.2 Mankem se rozumí rozdíl, kdy skutečný stav majetku zjištěný při inventuře je nižší než stav v zjištěný v účetnictví.

1.8.3 Přebytek je rozdíl, kdy stav majetku zjištěný při inventuře je vyšší než stav vykazovaný v účetnictví.

1.9 Inventarizační komise je skupina osob s delegovanou pravomocí provést v organizaci inventarizaci majetku a závazků a odpovědností za její realizaci, vypořádání zjištěných rozdílů a podání návrhů na opatření směřující k ochraně majetku organizace. Členy ústřední inventarizační komise resp. členy dílčích inventarizačních komisí odpovědné za jednotlivé inventury majetku a závazků dle odst. 1.5 a 1.6 jmenuje ředitel v součinnosti s vedoucími příslušných oddělení (var. odpovědná osoba dle Čl. č... Směrnice č... Organizační řád). Inventarizační komise realizuje inventarizační činnosti dle vnitřní směrnice⁴⁾.

1.10 Podle právních předpisů a této směrnice účetní jednotka rozlišuje ceny:

• Pořizovací cena, kterou je cena, za níž byl majetek pořízen a náklady s jeho pořízením související.

• Reprodukční pořizovací cena je cena, za kterou by byl majetek pořízen v době, kdy se o něm účtuje; použije se u majetku nabytého darováním, děděním, u majetku nalezeného při inventuře, pokud není známo ocenění při nabytí. V případech vymezených zákonem (§ 25 odst. 6 ZoÚ) se reprodukční cena nepoužije.

• Ocenění zásob vlastními náklady použije se u zásob vytvořených vlastní činností; cena zahrnuje přímé náklady vynaložené na výrobu nebo jinou činnost, popřípadě i část nepřímých nákladů, která se vztahuje k výrobě nebo k jiné činnosti související s pořízením zásob.

• Ocenění hmotného a nehmotného majetku vlastními náklady se použije u hmotného a nehmotného majetku (kromě zásob a pohledávek) vytvořeného vlastní činností; cena zahrnuje vlastní přímé náklady vynaložené na výrobu nebo jinou činnost a nepřímé náklady, které se vztahují k výrobě nebo jiné činnosti vymezené v souladu s účetními metodami.

Zásoby s výjimkou zásob nabytých bezúplatně, lze též oceňovat v souladu se Směrnicí č. .... Účtování a evidence zásob

• Jmenovitá hodnota tj. hodnota majetku k okamžiku vzniku v případě pohledávek (dříve "nominální"), a v případě závazků, a dále u emitovaných cenných papírů hodnota, kterou představuje ke dni vydání (emise), u platidel, cenin, směnek a šeků, pokud jsou platebními prostředky.

• Zůstatková cena, je rozdíl mezi pořizovací cenou a oprávkami vytvořenými za dobu používání v případě odpisovaného majetku.

• Zbytková hodnota majetku – účetní jednotkou zdůvodnitelná kladná odhadovaná částka, kterou by účetní jednotka mohla získat v okamžiku předpokládaného vyřazení majetku, například prodejem, po odečtení předpokládaných nákladů s vyřazením souvisejících; při stanovení zbytkové hodnoty se přihlíží též k plánovaným odpisům v souladu s § 66 odst. 1 vyhlášky č. 410/2009 Sb.

• Reálná hodnota, kterou se rozumí ocenění majetku ke konci rozvahového dne nebo k jinému okamžiku, k němuž se účetní závěrka sestavuje; reálnou hodnotou se oceňují cenné papíry, s výjimkou cenných papírů držených do splatnosti, dluhopisů pořízených v primárních emisích neurčených účetní jednotkou k obchodování, cenných papírů představujících účast s rozhodujícím nebo podstatným vlivem a cenných papírů emitovaných účetní jednotkou, deriváty, část majetku a závazků zajištěná deriváty, pohledávky, které účetní jednotka nabyla a určila k obchodování a závazky vrátit cenné papíry, které účetní jednotka zcizila a do okamžiku ocenění je nezískala zpět.

Za reálnou hodnotu se považuje:

• tržní hodnota,

• nebo ocenění kvalifikovaným odhadem nebo posudkem znalce, není-li tržní hodnota k dispozici nebo tato nedostatečně představuje reálnou hodnotu; metody ocenění použité při kvalifikovaném odhadu nebo posudku znalce musí zajistit přiměřené přiblížení se k tržní hodnotě,

• nebo ocenění stanovené podle zvláštních právních předpisů (k oceňování).

Tržní hodnotou je hodnota, která je vyhlášena na tuzemské či zahraniční burze nebo na jiném regulovaném trhu (dále viz § 27 ZoÚ).

--------------

¹⁾§ 29 a 30 zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů

²⁾ Vnitřní směrnice "Inventarizace majetku a závazků“

³⁾§ 11, § 33, § 33a zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů

⁴⁾ Směrnice o inventarizaci majetku a závazků

2.1 Dle důvodu, pro který je ověřován stav majetku a závazků účetní jednotka zajistí:

• inventarizaci majetku a závazků, kterou se zjišťuje stav majetku a závazků k rozvahovému dni (den, ke kterému je sestavována řádná účetní závěrka) tj. periodická inventarizace,

• jednotlivé inventury před sestavením "mezitímní účetní závěrky v případě účetních jednotek, které postupují podle zvláštních právních předpisů⁵⁾, pokud předpis tuto povinnost ukládá,

• inventarizaci majetku a závazků, kterou se zjišťuje stav majetku a závazků ke dni sestavení mimořádné účetní závěrky dle zákona⁶⁾,tj. periodická inventarizace

• inventuru nařízenou osobami odpovědnými za hospodaření s majetkem účetní jednotky; zejména z důvodu mimořádné události, při níž došlo ke ztrátě, poškození nebo zničení majetku (požár, zátopa, krádež apod.), případně při změně hmotně odpovědných osob,

• inventuru zásob vždy nejméně jedenkrát za účetní období a to pouze v případě zásob, u nichž je účtováno v účetnictví podle druhů nebo podle míst jejich uložení nebo hmotně odpovědných osob, a v případě dlouhodobého hmotného movitého majetku, jenž vzhledem k funkci, kterou plní v účetní jednotce, je v soustavném pohybu a nemá stálé místo, kam náleží (např. motorová vozidla, jízdní kola, zavazadla pro přenášení majetku aj); termín zahájení a ukončení inventarizace stanoví účetní jednotka písemným příkazem dle Čl. 1 odst. 1.3 této směrnice, tj. průběžná inventarizace

• inventuru knihovních fondů v případě knihoven v termínech dle zvláštního právního předpisu⁷⁾.

2.1.1 Podle pořadí je prováděna:

• inventura prvotní potřebná k vyhotovení inventurních soupisů zjišťovaných stavů hmotného majetku

• inventura rozdílová při vyhotovování dodatečných inventurních soupisů hmotného majetku zachycujících zjištěné rozdíly od stavů zjištěných při prvotní inventuře.

2.2 Ve vztahu ke způsobu zjišťování skutečného stavu majetku a závazků účetní jednotka resp. inventarizační komise provádí:

• inventuru fyzickou, při níž je zjišťování skutečných stavů prováděno přepočítáváním, převažováním nebo přeměřováním a zjištěné stavy jsou porovnávány se stavy příslušných účtů v účetnictví podle schématu.

Fyzickou inventurou zjištěné skutečné stavy majetku se porovnávají se stavy na příslušných položkách (účtech) aktiv v rozvaze:

• dlouhodobého hmotného majetku 021, 022, 025, 029, 031, 032

• drobného dlouhodobého hmotného majetku 028

• nedokončeného dlouhodobého hmotného majetku 042

• zásob 112, 121, 122, 123, 132, 138, 139

• peněz v hotovosti v pokladně 261

• cenin 263

• inventuru dokladovou, při níž je zjišťování skutečných stavů prováděno porovnáváním dokladů, kterými je prokazován stav majetku se stavem na příslušných účtech v účetnictví.

Dokladovou inventurou zjištěné skutečné stavy se porovnávají se stavy na příslušných položkách (účtech) aktiv v rozvaze:

• dlouhodobého nehmotného majetku 012, 013, 014, 015, 019

• drobného dlouhodobého nehmotného majetku 018

• nedokončeného dlouhodobého nehmotného majetku 041

• poskytnutých záloh na dlouhodobý nehmotný majetek 051

• poskytnutých záloh na dlouhodobý hmotný majetek 052

• dlouhodobého finančního majetku účtová skupina 06

• pořizovaného dlouhodobého fin. majetku 043

• poskytnutých záloh na dlouhodobý fin. majetek 053

• peněžních prostředků na účtech v bankách účtové skupiny 22

• krátkodobého fin. majetku (např. cenných papírů) účtová skupina 25

• zůstatek účtu peníze na cestě 261

• krátkodobé úvěry a půjčky účtová skupina 23

• pohledávek krátkodobých a dlouhodobých účtová třída 3 (aktivní zůstatky)

• přechodných účtů aktivních účtová skupina 38

Dokladovou inventurou zjištěné skutečné stavy se porovnávají se stavy na příslušných položkách  (účtech) pasiv v rozvaze:

• dlouhodobých závazků účtová skupina 95

• krátkodobých závazků účtová třída 3 (pasivní zůstatky)

• přechodných účtů pasivních účtová skupina 38

• jmění a upravující položky účtová skupina 90

• fondy účetní jednotky účtová skupina 91⁸⁾

• rezervy účtová skupina 94

Dokladovou inventurou se dále zjišťují stavy, které se porovnávají se stavy rozvahových účtů:

• správnost vytvořených oprávek k odpisovanému majetku, účtová skupina 07, 08

• inventuru s pomocí technických výpočtů zejména při zjišťování skutečného množství volně uloženého materiálu (uhlí, dřeva, písku, kamene a obdobného stavebního materiálu, dále i steliva, krmiva, minerálních hnojiv aj.) nebo v případě pohonných hmot, plynu a jiných technologických kapalin uložených např. v podzemních tancích nebo nádržích včetně nádrží motorových vozidel.

2.3 Ověřování správnosti ocenění majetku provádí inventarizační komise v rámci jednotlivých inventur majetku a závazků s ohledem na ceny definované v Čl. 1 odst. 1.10 této…