2.3.19
Vnitřní předpis zaměstnavatele pro nahlížení do osobního spisu
JUDr. Věra Bognárová
Vnitřní předpis zaměstnavatele pro nahlížení do osobního spisu
Zaměstnavatel ........................ (uvést jeho přesné označení, sídlo, IČ),
zastoupený ...............
stanoví tímto pravidla pro nahlížení do osobního spisu.
- Zaměstnavatel je podle § 312 odst. 1 ZP oprávněn vést osobní spis zaměstnance. Osobní spis smí obsahovat jen písemnosti, které jsou nezbytné pro výkon práce v základním pracovněprávním vztahu. Osobní spis se vede pro zaměstnance, kteří konají práce v pracovním poměru anebo na základě dohody o pracovní činnosti nebo dohody o provedení práce.
- Zaměstnanec má podle § 312 odst. 3 ZP právo nahlížet do svého osobního spisu, činit si z něho výpisky a pořizovat si stejnopisy dokladů v něm obsažených, a to na náklady zaměstnavatele.
- Zaměstnanec žádá o nahlédnutí do osobního spisu .............(personální oddělení). Žádost může být učiněna i ústně, telefonicky nebo e-mailovou zprávou.
- Personální oddělení je na základě žádosti zaměstnance povinno umožnit zaměstnanci nahlédnutí do jeho osobního spisu v pracovní době zaměstnavatele v pondělí až pátek od ...........do............. Za splnění této povinnosti odpovídá.............. .(uvést kdo).
- Dobu nahlédnutí do osobního spisu dohodne personální oddělení se zaměstnancem tak, aby vyhovovala zaměstnanci a umožnila současně provoz personálního oddělení. Zaměstnanci nahlíží do svého osobního spisu mimo svou rozvrženou pracovní dobu. Výjimkou jsou pouze případy, kdy je rozvržená pracovní doba personálního oddělení a zaměstnance shodná.
- Zaměstnanec je oprávněn nahlížet výhradně do svého osobního spisu v prostorách k tomu určených personálním oddělením a za přítomnosti pověřeného zaměstnance personálního oddělení. Personální oddělení nesmí nechat nahlížet zaměstnance do osobního spisu bez přítomnosti pověřeného zaměstnance personálního oddělení. Za splnění této povinnosti odpovídá............(uvést kdo).
- Na požádání zaměstnance je personální oddělení povinno pořídit na náklady zaměstnavatele stejnopis (kopii) zaměstnancem označených dokladů v osobním spise obsažených. Za splnění této povinnosti odpovídá............(uvést kdo).
- O nahlédnutí do spisu učiní pověřený zaměstnanec personálního oddělení záznam, v němž se uvede datum, hodina a doba nahlížení, případně výčet vyhotovených stejnopisů. Záznam podpisuje pověřený zaměstnanec personálního oddělení a zaměstnanec.
- Vnitřní předpis je uložen k nahlédnutí v písemné formě.................. (uvést místo) a v elektronické podobě je přístupný na intranetu zaměstnavatele v sekci vnitřní předpisy.
Tato vnitřní předpis nabývá účinnosti dnem ............................
V ........... dne .....................
..................................................
razítko zaměstnavatele a podpis
jeho oprávněného zaměstnance
Komentář:
Zaměstnavatel je oprávněn podle § 312 ZP vést osobní spis zaměstnance. Obsah osobního spisu zákoník práce v době trvání pracovněprávního vztahu, ale ani po jeho skončení, nestanoví konkrétním výčtem, ale obecně tak, že osobní spis může obsahovat v každém okamžiku jen takové písemnosti, které jsou nezbytné pro výkon práce v pracovněprávním vztahu uvedeném v § 3 ZP. Právo vést osobní spis má zaměstnavatel nejenom v pracovním poměru, ale také při výkonu práce na základě dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr. Lišit se bude pouze obsah osobního spisu v jednotlivých pracovněprávních vztazích rozsahem vyžadovaných a obsažených písemností.
Zákoník práce ani jiný právní předpis nestanoví, po jakou dobu se osobní spis vede a ani není uvedeno konkretizací jednotlivých typů listin, co vše osobní spis musí nebo může obsahovat. Jediným kritériem, kterým se může posuzovat jak doba vedení osobního spisu tak i obsah osobního spisu, je nezbytnost potřeby těchto písemností pro výkon práce v pracovněprávním vztahu.
Potřeba vést osobní spis vzniká v souvislosti se zájmem zaměstnavatele a zaměstnance sjednat pracovněprávní vztah, tedy první listinou bude pravděpodobně žádost zaměstnance o přijetí do…
