2.3.20
Vnitřní předpis zaměstnavatele upravující používání mobilních telefonů
Ing. Martin Děrgel
Vnitřní předpis zaměstnavatele upravující používání mobilních telefonů
Zaměstnavatel ........................ (uvést jeho přesné označení, sídlo, IČ),
zastoupený ...............
vydává tento
vnitřní předpis pro používání mobilních telefonů.
- Tento předpis se vztahuje na všechny zaměstnance zaměstnavatele, s výjimkou ........ (např. zaměstnanců, s nimiž byla uzavřena smlouva o výkonu funkce).
- Pro účely tohoto předpisu se považuje za "firemní mobil" mobilní telefonní přístroj ve vlastnictví zaměstnavatele, jiné mobilní telefony se považují za "soukromé mobily".
- Všechny firemní mobily musejí být individualizovány a trvale nesmazatelně označeny identifikačním číslem, za což zodpovídá ....... (např. účetní oddělení nebo personalista).
- Před příchodem na pracoviště musejí všichni zaměstnanci své soukromé mobily vypnout a nesmějí je používat po celou jejich pracovní směnu. Výjimku může ze závažných důvodů povolit ............... (např. personalista, nebo vedoucí provozu).
- Zaměstnanci mohou po dobu pracovní směny bezpečně uložit svůj soukromý mobil do firemního trezoru. Jestliže tak neučiní, pak zaměstnavatel neodpovídá za jeho případnou ztrátu, poškození ani za jeho cizí použití.
- Firemní mobily mohou používat pouze zaměstnanci, a to jen pro účely související s jejich zaměstnáním.
- Soukromé využití firemního mobilu pro odchozí hovor nebo pro odeslání SMS zprávy může zaměstnanci ze závažných důvodů povolit ............... (např. personalista, vedoucí provozu). A to vždy za úplatu ve výši ....... (například 10 Kč za každých započatých 10 minut odchozího hovoru, a 5 Kč za jednu odeslanou SMS zprávu). O tom musí povolující osoba učinit písemný záznam podle vzoru Přílohy číslo 1 a ihned příslušnou úplatu vybrat od dotyčného zaměstnance – záznam a úplatu do konce daného kalendářního měsíce předá účetnímu oddělení.
- Pokud byl zaměstnanci jmenovitě a proti podpisu přidělen firemní mobil - dále jen "zaměstnanec s mobilem" - je povinen o něj osobně a svědomitě pečovat, přičemž odpovídá za jeho ztrátu a poškození. Přidělování je v kompetenci ............... (např. personalisty, účetního oddělení), o čemž musí učinit písemný záznam dle vzoru Přílohy číslo 2 - jedno vyhotovení archivuje přidělující oddělení a druhé obdrží zaměstnanec.
- Zaměstnanec s mobilem přiděleným trvale - vždy ale nejdéle po dobu jeho zaměstnání u zaměstnavatele – jej může používat i mimo pracoviště zaměstnavatele, ale vždy pouze v souvislosti se svým zaměstnáním.
- Zaměstnanec s mobilem přiděleným dočasně je oprávněn jej používat pouze na svém pracovišti, po jiný čas jej musí uložit do firemního trezoru nebo předat ............... (např. personalistovi, vedoucímu provozu).
- Zaměstnanec bez přiděleného mobilu může využít firemní mobil kteréhokoli zaměstnance s mobilem, pokud jej tento zrovna nevyužívá a nebrání-li tomu ani jiný vážný důvod (například že brzy očekává příchozí pracovní telefonní hovor). Po dobu jeho používání za tento mobilní telefon přebírá odpovědnost ve smyslu odstavce 8.
- Výše uvedená ustanovení tohoto předpisu týkající se firemního mobilu se přiměřeně vztahují rovněž na firemní telefonní přístroj s pevným (kabelovým) připojením k telekomunikační síti.
- Výše uvedená ustanovení tohoto předpisu týkající se firemního mobilu nebo soukromého mobilu se přiměřeně vztahují také na jiná mobilní (přenosná) telekomunikační zařízení, jako je například tablet. Výjimkou jsou přenosné počítače (notebooky a podobně), pro jejichž používání zaměstnanci je vydán samostatný předpis.
- Výklad tohoto předpisu a řešení případných sporů nebo nejasností ohledně jeho uplatňování je v kompetenci ............... (např. personalisty, ekonomického ředitele, právního oddělení).
- Tento vnitřní předpis zaměstnavatele vstupuje v účinnost dnem .............
V ................ dne ............
................................................................
(razítko zaměstnavatele a podpis oprávněné osoby)
Přílohy:
1.Vzor záznamu o soukromém využití firemního mobilu
Záznam o soukromém využití firemního mobilu s identifikačním číslem .................
Ve smyslu vnitřního předpisu zaměstnavatele pro používání mobilních telefonů byl k tomu oprávněnou povolující osobou firemní mobil s identifikačním číslem .............. dne ......... soukromě využit zaměstnancem ..................... (poznámka: uvede se jednoznačná identifikace dané osoby v souladu s interním systémem), pro uskutečnění ODCHOZÍHO HOVORU / ODESLÁNÍ SMS ZPRÁVY (poznámka: nehodící se škrtne). A to za úplatu ve výši ........., která byla uhrazena ihned v hotovosti oprávněné povolující osobě. Dotyčný zaměstnanec svým podpisem tyto skutečnosti potvrzuje ............. Za zaměstnavatele potvrzuje povolující osoba ...............
Tento záznam byl vypracován ve dvou vyhotoveních, z nichž jedno povolující osoba v souladu s vnitřním předpisem předá spolu s vybranou úplatou účetnímu oddělení, a druhé obdrží dotyčný zaměstnanec.
2.Vzor záznamu o přidělení firemního mobilu zaměstnanci
Záznam o přidělení firemního mobilu s identifikačním číslem ................. zaměstnanci
Ve smyslu vnitřního předpisu zaměstnavatele pro používání mobilních telefonů byl firemní mobil s identifikačním číslem .............. dne .......... přidělen zaměstnanci s mobilem ..................... (poznámka: uvede se jednoznačná identifikace dotyčné osoby v souladu s interním systémem), a to DOČASNĚ / TRVALE (poznámka: nehodící se škrtne). Dotyčný zaměstnanec s mobilem svým podpisem tuto skutečnost potvrzuje a s přidělením firemního mobilu souhlasí .............. Za přidělující oddělení odpovědná osoba ..................
Tento záznam byl vypracován ve dvou vyhotoveních, z nichž jedno archivuje přidělující oddělení a druhé obdrží dotyčný zaměstnanec s mobilem.
Komentář:
Výkon téměř jakéhokoli zaměstnání se prakticky neobejde bez komunikace s jinými lidmi. Pracovní úkol vyžaduje odbornou konzultaci s dalšími zaměstnanci (specialisty) dotyčné firmy, je třeba probrat interní záležitosti s vedoucím, u služeb je nutno prodiskutovat detaily se zákazníkem, a naopak s dodavatelem zboží sladit technické parametry, způsob a termín dodání, s obchodními partnery obecně je třeba řešit reklamace atd. Přitom ale komunikující osoby obvykle nestojí tváří v tvář, a je tak nutno jejich propojení zprostředkovat nějako komunikační technikou – v dnešní době k tomu v drtivé většině v praxi efektivně poslouží mobilní telefon.
Pokud má tato "kouzelná krabička" zaměstnancům sloužit pro potřeby výkonu jejich zaměstnání, pak by jí logicky měl pořídit a nést provozní náklady zaměstnavatel. Jak ostatně výslovně uvádí § 2 odst. 2 ZP. Ovšem i když je mobilní telefon tak zvaně firemní, a tedy majetkem zaměstnavatele, tak svou dostupností a neustálou přítomností někde poblíž svádí zaměstnance často k jeho soukromému použití. Například k objednání u zubaře, zamluvení stolu v restauraci, k požádání babičky, aby vyzvedla děti ze školky kvůli nečekanému přesčasu v práci, ale samozřejmě také k "pobrblání" s kamarádkou nebo dohodnutí společného víkendu s přáteli apod.
Na straně druhé mnohé zaměstnavatele při hledání úspor napadne, že když už má prakticky každý zaměstnanec svůj vlastní osobní mobilní telefon, tak proč mu ještě pořizovat další firemní. Těch pár pracovních telefonátů denně přece může v pohodě vyřešit z toho svého mobilu. V souladu se spravedlivou zásadou pracovního práva – náklady spojené se zaměstnáním nese zaměstnavatel – pak dostávají zaměstnanci za firemní využití jejich soukromých mobilních telefonů náhradu takto vynaložených výdajů. Přičemž zapojení soukromých mobilů zaměstnanců do pracovního procesu je výhodné – trvalá dostupnost dotyčné osoby, nižší riziko zapomenutí (ztracení) mobilu na cestách. Nicméně má i určité nevýhody – zákazníci a obchodní partneři mohou být neznámým číslem telefonu zmateni a znejistěni, často dokonce takový hovor ani nepřijmou (např. mají za to, že půjde opět o nějakou otravnou reklamu nebo bude jejich telefonní číslo nějak podvodně zneužito).
Právní předpisy umožňují obě varianty – jak firemní mobil, který příležitostně poslouží zaměstnanci pro jeho soukromé účely, tak i naopak soukromý mobil zaměstnance využívaný pro potřeby jeho zaměstnání. Aby v praxi nevznikaly "malicherné" spory ohledně oprávněnosti takovéhoto vedlejšího využití mobilního telefonu, je vhodné stanovit jednoznačná firemní pravidla v interní směrnici zaměstnavatele, ideálně po předchozí diskuzi se zaměstnanci nebo s odbory. Nejde sice o povinný právní předpis, který je závazný pro obě strany pracovně-právního vztahu, ale lze jej doporučit jako prevenci neshod a coby pojistku před účelovým zneužitím problému s mobily, ať už ze strany zhrzeného zaměstnance, nebo naopak zaměstnavatelem při hledání důvodu výpovědi.
Věnujeme ještě pár slov ještě daňovému hledisku pěti v praxi nejčastějších variant řešení potřeby mobilního telefonu pro výkon zaměstnání dotyčného zaměstnance.
FIREMNÍ…
